欠勤届に「ごめんね」スタンプ LINEで社内業務連絡は「あり」?

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   職場での「LINE」を使った業務連絡に賛否両論が寄せられている。

   LINEの国内登録者数は、いまや5800万人を超え、日本の人口の45.7%を占めている。手軽な連絡手段として、職場を含め、さまざまなビジネスシーンで利用したいと考えている人は少なくないようだ。

  • LINEでの社内業務連絡は「あり」なの?(画像はイメージ)
    LINEでの社内業務連絡は「あり」なの?(画像はイメージ)

「仕事の連絡をLINEでするなんて・・・」

   職場に欠勤や遅刻の連絡をするとき、「LINE」を使う人が増えているらしい。なかには、職場に「『体調不良なんで休みます』の言葉とごめんねスタンプが届いた」という例や、LINEで退職届を送ってきたツワモノもいるようだ。 インターネットには、

「これはないですね。社会人として非常識すぎます」
「ありえん。世の中舐めてる」
「仕事の連絡をLINEでするなんて・・・」
「これは服装や言葉遣いと同じ、ビジネスマナーの問題。それがなってないってこと」
「退職願をLINEでするなんてもってのほか!」

と、呆れぎみなコメントが目立っている。どれもLINEの仕事での利用には否定的だ。

   一方、日本ビジネスメール協会が2015年7月1日に発表した、仕事におけるメールの利用状況と実態を調査した「ビジネスメール実態調査2015」(有効回答数は1500)によると、「仕事で外部の人から初めて連絡をもらうとき、失礼だと思う手段はありますか」の問いに、50.87%の人が「LINE]と答えた。「失礼だと思う」連絡手段の第1位で、「Twitter」(41.73%)、「Facebook」(35.00%)が続く。

   2011年以降、仕事で周囲とコミュニケーションをとる主な手段は、「メール」が98.33%、「電話」が92.67%、「会う」は82.27%と変わらないが、「一部のビジネスシーンではコミュニケーション手段として使われているソーシャルメディアですが、(LINEは)仕事で外部の人への初めての連絡には避けたほうがよいといえます」としている。

   メールでのコミュニケーションが一般的になるなか、一方で仕事のメールをスマートフォンや携帯電話でやり取りする人は増えている。スマートフォンの普及で、外出先でもPDFファイルなどを閲覧しやすくなったほか、複数のアカウントを管理できるメールサービスが広がったことが背景にある。

   日本ビジネスメール協会の調べでは、ビジネスメールの送受信で主に利用している機器は「パソコン」が99.27%と圧倒的だが、「スマートフォン」も34.53%を占める。タブレット端末や携帯電話とあわせると、6割弱を持ち歩きに便利な携帯端末が占めるようになった。

   若者層を中心に、LINEは多くの人がすでに使い慣れているツール。LINEをビジネスで利用したいというニーズが出てきても不思議ではない。

大手企業でのLINE利用はむずかしいが・・・

   ビジネスシーンで「LINE」を使うメリットとして考えられているのは、グループごとに意見交換したことを履歴として閲覧できることや、「既読」が表示されるので伝わったことがわかること、メールと同様に相手の状況にかかわらず伝えられることなどがあげられる。なによりも、手軽で便利に使えることがある。

   インターネットに寄せられた、LINEの利用を支持する人からは、

「パソコンや携帯電話のメールと何が違うの」

といった声があるのも事実だ。

   企業アナリストの大関暁夫氏は、ビジネスのLINEの利用について、「一概にダメとはいえない」という。そのうえで、「大手企業の場合、会社が支給しているパソコンやタブレットなどは、SNSが利用できないようになっているはずで、おそらくLINEも使えないでしょう。1番の理由は、やはりセキュリティーに対する企業の考え方があります」と話す。

   情報漏えいはもちろん、情報の拡散でもSNSの威力は大きい。また、一般的にSNSは親しい人とのコミュニケーションの場で使われているので、「ビジネスにはなじまないといった考え方や、マナーの部分、とくに公私の区別ではなかなか使い方がむずかしい」としている。

   ただ、中小・零細企業は別。たとえば、少人数で切り盛りしている飲食店などは従業員同士がLINEでつながっていて、急な欠勤や出勤をLINEでやり取りして職場に穴をあけないようにする。こうしたやり取りはLINEのほうが早くて便利かもしれない。

   大関氏は「もちろんプライベートで使っている端末を利用するのですから、セキュリティーや使い方には気をつけさせる必要があります」とクギを刺すが、ニーズは少なからずあるとみている。

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