「社内での存在感をあげる」日程調整のコツ

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「次回のプロジェクトは何時行おうか?日程を調整しなくてはいけないね」

   複数の関係者が関わる会議や飲み会で時間を調整するのは、仕切り担当者に苦労がつきもの。ただ、最近は伝助、調整さんなど手軽で簡単なツールが多数登場。そのツールのリンク先をメールに添付して

<参加可能な日程に○×を入れてください>

とコメントすれば関係者が入力してくれて終了...となる時代。大分、楽になりました。さらに、スケジュールを社内で共有できるグループウェアでつかっている会社も増えました。

スケジュール管理のツールは便利になったが...

スケジュール管理はパソコンで...
スケジュール管理はパソコンで...

   そこで

「開いている予定なら勝手にスケジュールは入れてもらって構わない」

とルール化してスケジュール管理の手間を省いている職場も増えています。振り返れば、当方がリクルート社に勤務していた10年前はスケジュールを紙で管理していました。そのため、当方のスケジュール表を誰かがもっていったまま紛失。バックアップなんて取っていませんから、以降の予定がわからなくなり大混乱...なんてお恥ずかしい経験をしたことがありました。いまであれば考えられない失態かもしれません。

   ただ、日程調整がツールで容易くなっても「確認・同意」のプロセスには気配りが必要な場合の手間は変わりません。例えば、許可なく勝手にスケジュール表が空いているからと予定を入れた時に

「営業同行を依頼するなら、その背景や理由を相談して、承認されてから調整すること」

   と指摘する気難しい上司・先輩はたくさんいます。スケジュールの空きがあるから予定を入れるではなく、予定を入れてもいいような内容なのか?判断をしたいのです。このような相手に対して伝助で調整するわけにはいきません。気配りある対応をする必要があります。

   ただ、上司・先輩の指摘にも一理あります。お互いの時間をつかっておこなうべきことなのか?部下が自分で対処すべき内容ではないか?あくまで、報告・相談のうえで判断することも重要な部下育成の機会と言えます。例えば、参加を促された会議について

部下の視点)スケジュール開いているなら参加して欲しい
上司の視点)自分たちだけで運営して学べることがあるはず

と考えているお互いの認識にズレがあったりします。だから、報告・相談の上で判断をするべきなのです。では、どうしたらいいのでしょうか?

気配りと機転を利かせてメールを作成する

   可能であれば、直接にお互いが会って判断を仰いでほしい気もしますが、時間がなければメールでの依頼となります。そんな日程調整の依頼をする際に大事なのは?

<気配りと機転を利かせてメールを作成する>

ことに尽きます。例えば

1:熱意)優先順位や出席意欲が高まる想いを込める
「是非とも」...と熱く参加を促す
2:配慮)往復1回のメールで日程調整を確定させる
具体的な候補日を幾つも提示(候補日が1つなんて論外)

など「積極性の高い」メールを送ることで相手がメールを見た時の優先順位を上げて、かつ上司・先輩からのレスがあれば即で返信しましょう。

   なかには社内メールのレスが遅い人がいます。その人に言わせれば、社内外から送られてくる莫大な数に対する処理で後回しになっているのでしょう。おそらく、送られてきたメールを斜め読みして優先順位の高そうな内容を処理してからでしょう。あなたより後に送られてきたメールでも役員からであったり、重要な取引先からの問い合わせであったりすれば、会議中でもスマホをつかって、コッソリと返信しているかもしれません。だからと、自分も社内の日程調整メールで返信をあとまわしにしてはいけません。社外のメールの様な「大分涼しい季節になってきました」なんて前口上をなくしてコンパクトで構いません。早くメールを送ることをKFS(成功の要因)くらいに考えていただいても構わないでしょう。相手は自分が文面を考えているプロセスは見えません。日程調整のメールが遅い...としか感じないことでしょう。

   こうして、巧みに日程調整ができる人に対して周囲は好印象を持ちます。続いて周囲から仕切り役としての仕事が次々と舞い込みます。仕切り役は重要な役割。社内での存在感をドンドンあげることになるでしょう。(高城幸司)

高城幸司(たかぎ・こうじ)
1964年生まれ。リクルートに入社し、通信・ネット関連の営業で6年間トップセールス賞を受賞。その後、日本初の独立起業専門誌「アントレ」を創刊、編集長を務める。2005年に「マネジメント強化を支援する企業」セレブレインの代表取締役社長に就任。近著に『ダメ部下を再生させる上司の技術』(マガジンハウス)、『稼げる人、稼げない人』(PHP新書)。「高城幸司の社長ブログ」
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