「メリコの法則」知らずして 「社外向け文書」を書くなかれ!?

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   前回のパート4「信頼される社内文書づくり」に続き、ビジネス電子本『これで書ける!ビジネス文書』(ジェイ・キャスト)のパート5「『会社の顔』としての社外文書づくり」の冒頭部分を紹介する。

出し手の会社の「正式な発言」とみなされる

(第1節)利害の反する人が読み手だから

   仕事をスムーズに進めるためには、多くの人々の協力が必要です。協力を得るには、まず、 あなたの意見に賛成してもらわなくてはなりません。ところが、社外の人々となると、あなたと利害が相反する場合が多いでしょう。だからこそ、「メリコの法則」の一つひとつが社内文書よりも一層重要になるのです。


(第2節)社外文書の短所と長所

   電話やパソコンのメールなどと違って、文書(手紙)では双方が同時 (interactive)に話し合うことができません。ですから、急ぎの話し合いには不向きです。それが、文書の短所です。一方、言い間違い・聞き間違いや、言い忘れ・聞き忘れが激減して、「証拠」が残ります。それが、文書の長所です。


(第3節)文書は会社の正式な発言

   社外文書の特質は、

1:失言、言い間違い、言い忘れが未然に防げる
2:口では言いにくいことでも表現できる
3:双方に証拠としての記録が残る
4:文書の受け手に「正式」な印象を与える

などです。

   なかでも3と4の特質から、社外文書はいつも、出し手の会社の「正式な発言」とみなされるのです。


(第4節)何回も読み直し、書き直しを

   あなたの書いた文書が相手に正しく伝わるかどうか、何回も読み直し書き直し(推敲)をしましょう。その際、「メリコの法則」がチェックポイントになります。伝えたいことが、「リ」理解しやすく表現してあるか、「コ」好感を持って受け入れられるか、「メ」目立って記憶されるか、受け手の身になってチェックしましょう。


(第5節以下、パート5の続きは電子書籍で)


<J-CAST BOOK電子ビジネス本『これで書ける!ビジネス文書』2013年Kindle版から>

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