ビジネス英語の電子メール 必ず守りたい3つのこと
海外とのコミュニケーションの手段として、最も重要な電子メール。この優劣がビジネスの結果に大きな影響を与えるといっても過言ではない。
そこで今回は、長年英語でビジネスをやってきた人間として、メールを書くに当たってのポイントをまとめてみたい。
言葉遣いが丁寧すぎて失敗することはない
(1) 明瞭に書くこと
ビジネス文書は「何をしたいのか、何をしてもらいたいのか」を伝えるためのものだ。ビジネスは「言いたいことが伝わってナンボ」の世界。こちらの意図がはっきり伝わる文章を書く、これが第一歩だ。
文法のミスなどがあっても、伝わればとりあえずＯＫ。昔、中国系とみられる料理人がテレビの番組で「野菜炒めるアルヨ」などと言ってウケていたことがあった。日本語としてはいただけないが、メッセージは伝わっているので、最低限の目的は達していると言える。
幸いなことに日本人は一般的に（英語の実力に比べて）文法を良く知っているので、細かいミスはあまり気にする必要はない。
「ここは過去形にすべきか、現在完了形にすべきか…」
などと迷うヒマがあったら、意味がきちんと通っているかを十分確認した方が良い。文法が完璧でも何を言いたいかが不明の文章では０点なのだから。
(2) 丁寧に書くこと
とりあえず文意が通じる文章になったら、次は丁寧に書くことを考えよう。母国語のようにニュアンスを知り尽くした言葉で書くのではないのだから、我々は安全策として丁寧な言葉遣いをするよう気を配るべきだ。
丁寧すぎて失敗することはないが、取引相手に失礼な文章を書いたら危険だ。相手にものごとを頼む時は必ず“Please”をつける。さらに丁寧にする必要があるときは“Could you…?”とする、“Thank you”を多めに使う…、といった気配りをすることで、印象がずいぶん良くなる。
英語は日本語に比べてストレートに表現する言葉だ、とよく言われるが、事はそんなに単純ではない。
例えば一般的に、関西人は関東人よりもはっきりとモノを言う、という説がある。しかし、仮にそうだとしても「関西人に対しては、何でもイエス・ノーをはっきりさせて言えばよい」などと考える人はいないだろう。
外国人だっておなじこと。どこの国の人だろうと、まともな人は慎重に言葉を選ぶ。当然のことだ。我々としては文化や習慣が異なることを念頭に置いて、相手の立場になってコミュニケーションを図るようにするしかない。「日本人同士じゃないから、以心伝心なんて無理だろう」というような想像力を働かせることが大事だ。
英米サイトの例文が参考になる
(3) 簡潔に書くこと
ビジネスマンは皆忙しい。読み手がわざわざ時間をとって文章を読んでくれていることを忘れてはいけない。彼らのことを考えてあげる気があるのなら、不必要に長い文章を書くべきでない。
文章を複雑にすると、その分、間違える可能性も増えるし、文意も不明瞭になっていく。ひとつの文章にひとつのメッセージ、を基本にすべきだ。
英語のレベルとしては、中学か、せいぜい高一くらいまでに習う文章を使って書いていけばよい。覚えたばかりの難しい単語を入れたり、関係代名詞を使って文章をつなげて長くしたりすると、大抵失敗する。ビジネスでカッコ良い文章を書こうとする必要はない。
今回、参考のために「ビジネス英語の書き方例文」といった本やサイトをいくつか見てみた。たまたま目にしたものがよくなかったのか、その多くは英文の質が悪く、模範として使える代物ではなかった。参照するとしたら英米のサイトによいのがある。たとえば感謝の手紙文例集でこういうのがある。
「Thank You Note Examples & Tips」
他にもいろいろあるので、調べてみるとよいだろう。
小田切 尚登