リマインドは責任回避のため？ 会議の時間、無駄にせぬ行動を（高城幸司）

   会議や打ち合わせにおいては、あなた自身が参加する立場の時と、招集する立場の時があるかと思います。いずれにせよ、最近はパソコン上のスケジューラーに「会議」や「打ち合わせ」などの予定を簡単に入れられるうえ、機械的にリマインドが届くように設定もできるので、そういったものに頼って進行するケースが多いと思います。

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  全員そろって時間通り会議を始めるには

結局、あなたの時間も無駄になるから

   ただ、そうはいっても予定を忘れがちな人や、スケジューラーを見ない人、はたまた「スケジュールには入っているけど、『行く』とは言ってないよね」と他責にする人も中にはいます。

   そういう人がいることによってせっかくの時間が無駄になると、関わった人全員に迷惑がかかる結果となります。さらに、その責任があなたにあるとみなされた場合、「やるべきことをやっていない」「仕切りが甘い」などと咎められ、極めてマイナスなイメージを持たれかねません。

   そういった残念な事態を避けるには、どうすべきか。

   打ち合わせや会議をする時に、自分が召集する立場であれば、「念のためもう1回リマインドしておこう」となるものです。しかし、他の人が召集する立場だった場合、リマインドを怠ったことで誰かが参加せず、会議自体がやり直しになったとしたら？　結局、あなた自身も時間を無駄にすることになります。

   であれば、たとえあなたが集める立場ではなかったとしても、「明日の会議、よろしくお願いします」などと参加者全員に一言メールを送るのもアリだと思います。それを機に、忘れていた人が思い出してくれる可能性があるのなら、むしろ気付いたあなたが行動するべきでしょう。

   会議に来ない人がいて、その結果、みんなが損をしたり、嫌な思いをするのであれば、「僕からメールを送っておこうか？」など、自分から手を挙げて積極的にリマインドをする。そういう意識を持つことがとても大事だと思います。

   ここで間違えてはいけないのが、リマインドをする「目的」です。