「立ち食いそば」に学ぶ？会議短縮法 「ダラダラ」を撲滅せよ

   忙しい時にかぎって、会議や打ち合わせが入る。本当に必要な場合もあるが、中には、明らかに「無駄」なものも少なくない。

   非効率なダラダラ会議に、イライラを募らせる人も多いだろう。会議を、できるだけ効率よく、サクッと終わらせる方法はないものか。

業務全体のうち、「会議」が占める割合は15.4%

この会議、必要？

   エヌ・ティ・ティ・データ経営研究所（本社・東京）が、従業員30人以上の会社に勤める正社員1090人にウェブ調査を実施したところ、業務に占める会議、ミーティング、打ち合わせの割合は、平均15.4%だった（「『会議の革新とワークスタイル』に関する調査」2012年10月5日公表）。

   企業規模が大きいほど、会議も多いようだ。従業員99人以下では11.8%だったのに対し、5000人以上では17.3％。業種別では、「通信・メディア業」で19.5%、次いで「製造業、コンピュータ・情報サービス業」（17.9%）となっている。多いところでは、8時間労働のうち、1時間半は会議をしているわけだ。

   さらに、現在の会議等について感じている問題・課題を答えてもらったところ、トップは「無駄な会議等が多い」（45%）、次いで「会議等の時間が長い」（44.1%）、「会議等の頻度が多い」（36.7%）だった。会議が「無駄、長い、多い」。この3つが、日本のビジネスパーソンを悩ませている。

   本来、会議や打ち合わせは、アイデアを出し合い、メンバーの目標を共有するなど、ビジネスにおいて重要なもののはず。ダラダラ会議をやめ、効率よく進めるアイデアも、数多く出されている。

「立ったまま会議」も

   日経新聞では、2014年9月2日付朝刊で、「会議を仕切る達人に」と題した特集を組んでいる。記事では、社員研修を手がけるBCL（本社・東京）の別所栄吾社長がアドバイス。それによると、会議の「集中力は1時間が限界」という。長くなりそうな場合は、2回に分けるのが賢明だ。一方、ダメな会議の典型は、「落としどころを決めず、とりあえず始める会議」。思い当たる節がある人もいるかもしれない。ある程度のゴールがないと、会議は「何となく話し合って終わり」になりかねないだろう。目標を設定し、短時間でテキパキと進めるのが理想だ。

   記事によると、「参加メンバーに自分の持ち時間を強く意識してもらう」のも大事という。これを参考に、1人1人がダラダラ発言して間延びしないよう、ストップウォッチを使うなどの工夫もいいかもしれない。

   さらには、「立ったまま会議」を勧める人もいる。転職サイトDODAに掲載された、三橋ゆか里氏によるコラム、「立ったまま15分の進捗会議『スタンドアップ・ミーティング』の効果」（2014年5月19日配信）によると、アメリカの職場では、立ったまま毎日行う、「スタンドアップ・ミーティング」がよく知られているという。

   会議の目的は明確。参加者は、5～15分ほどの間に、「昨日何を達成したか」「今日何をするか」「進捗を妨げている問題は何か」の3つに絞って報告をし合う。立ったままだと、気が引き締まり、スピード感が出るという。あなたの職場でも、明日から使えるかもしれない。（KH）