＜ビジネス敬語12＞電話で訪問のアポ取りを指示されたら？

   春になって新入社員が配属された職場もあるでしょう。本来は上司や先輩が手取り足取り仕事のやり方を教えたいところですが、なかなかその余裕がありません。新人の田中君は、自発的な力を試すためと称して、「今日は電話をかけて訪問のアポを取ってごらん」といきなり言われてしまいました。

>>上司も知らない「ビジネス敬語」の使い方・記事一覧

基本は「お願いしたいことを明確に」

   田中君が配属されたのは、オフィスのレンタル機器会社の営業部。新規顧客獲得のために、会社の代表番号に電話をかけるのですが、最初に出るのは設備担当以外の人。どのように話せば担当者に取り次いでもらいやすくなるでしょうか？

Ａ．はじめまして。わたくし、○○社の田中と申します。弊社ではオフィスのレンタル機器を取り扱っているのですが、どなたかご担当の方に取り次いでいただきたいのですが。
Ｂ．突然のお電話で失礼します。わたくし、オフィスのレンタル機器を取り扱っている○○社の田中と申します。大変恐縮ですが、ご担当の方をお願いできますか？
Ｃ．お世話になっております。わたくし、○○社の田中と申します。今回、オフィスのレンタル機器のご案内でお電話いたしました。ご担当者様はどちら様ですか？

   いかがですか？　答えはＢです。一面識もない相手に約束なしで電話をかけていることに対して、まずはお詫びの言葉を入れましょう。用件はハッキリと伝え、「ぜひお願いしたい」と前向きな姿勢で。語尾を濁したり、回りくどい言い方はＮＧです。

   ビジネスの電話では、Ａのように「はじめまして」と切り出すのは一般的ではありません。Ｃの「お世話になっております」はあいさつの常套句ですが、初めての相手に電話する場合には避けましょう。いきなり電話をかけるわけですから、アポなし電話を詫びつつ、用件よりも先に明確な自己紹介をするのが相手への思いやりです。

   飛び込み営業は、担当者に取り次いでもらうことが第一歩。恐縮しつつもストレートに「ご担当の方をお願いできますか」と率直にお願いした方が、電話口の相手も何とかしてあげようかと思うのが人間の心理です。なお、Ｃの「ご担当者様はどちら様でしょうか」は過剰な敬語。「ご担当の方をお願いできますか」でよいでしょう。

(続く)