宴会の「日程調整」と「出欠確認」をラクにする方法

   不況で回数が少なくなったとはいえ、年末年始は何かと会食の機会が増えるだろう。会社の宴会で幹事を任された人の苦労も多い。ある調査では、幹事の3大苦労は「店選び・手配」「参加人数確認」「日程調整」という結果が出た。何かいい方法はないものか。

「遅くなる」「行けないかも」を効率よく管理したい

「酔った人の世話」も幹事の大事な役目？

   ＮＴＴレゾナントが運営するgooランキングは2009年12月17日、「忘年会で幹事が大変なことランキング」を発表した。回答者は「gooリサーチ」登録モニター男女1162名。

   それによると、1位に挙がったのは「店選び・手配」。料理や飲み物の味や量、店の雰囲気などは参加者の満足度に関わるので、神経を使うだろう。

   2位以下は「予約人数が定まらない」「上司・上長の日程調整」「会費集め」「会費の割り振り・計算」と続いた。このほか、トップテンには「酔った人の世話」「上司へのお酌」などの苦労もランクされた。

   特に厄介なのは、3位と2位、つまり「日程調整」と「参加人数の確認」だ。参加者が多くなると出欠確認が大変で、「遅くなる」「行けないかも」などという人も出てきて、なかなか決まらない。参加人数によっては店選びにも影響が出てくる。

ネットサービスの利用には「個人情報」に注意

   そんな苦労の多い幹事のために、最近ではインターネットを使って、宴会の日程調整や出欠確認ができる無料サービスが提供されているという。

   リクルートが運営する「調整くん」は、開催日時を調整するのに便利だ。幹事は候補日を最大5つ挙げて指定のＵＲＬをメールなどで伝えると、参加者は自分の都合を○△×で登録することができる。ただし、個々の参加者がメッセージを残す機能はない。幹事はメールアドレスの登録などを求められず、手軽に使うことができる。

   開催日が決まっていれば、エルネットが運営する「ギャザ朗」も便利だ。個々の参加者は出欠の可否とともに、128文字以内のコメントを残すことができる。例えば出欠を△にして「営業先から上がるのが8時になる予定。30分以上遅れます」といった細かい連絡事項を伝えることができる。なお、幹事のみ「宅ふぁいる便」プレミアムサービスへの無料会員登録が必要だ。

   ともに、出欠の登録にあたってパスワードなどを求めないため、気軽に使えるが、他人からのぞき見られるリスクがある。氏名や電話番号などの個人情報、開催会場の詳細などは入力しないよう注意が必要だ。ただし、ニックネームで登録させて「これって誰？」ということにならないよう。