年金事務所、名簿管理はイロハ順 五十音に統一できない理由

   日本年金機構の年金事務所の多くが、「イロハ」の順番でファイルを整理、管理していると、衆議院議員の河野太郎氏が、自身のブログ「ごまめの歯ぎしり」で指摘した。

   全国312の年金事務所のうち、「アイウエオ」順を使っている年金事務所は114。「イロハ」順を使っているところは、それより多い198の事務所があるという。河野氏は、「担当者がすぐにファイルを取り出せず非効率ではないか」と、疑問を投げかけている。

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  全国198の年金事務所では厚生年金の事業者を「イロハ」順で管理している（画像は、「日本年金機構」のホームページ）

「自民党行革本部が調査する予定」

   「いろいろイロハな皆様へ」と題して綴られている、河野太郎衆院議員のブログ（2016年12月23日付）には、

「あなたのスマホから、コウノタロウ君に電話を掛けるとします。どうしますか。」
「電話帳のカ行の最後、あるいは『サ』を呼び出して前にスクロールしてコウノタロウを呼び出す。難しいことではありませんよね。」

とある。

   しかし、スマートフォンの電話帳が「イロハ」順に並んでいたとしたら、どうか――。「いろはにほへとちりぬるを　わかよたれそつねならむ...」と、「イロハ」順では、ふだんから慣れていないこともあって、調べるのに時間がかかってしまうのではないか、と。 河野氏は、「あなたの仕事場で、ファイルがイロハ順に並んでいたらどうしますか」とさらに問いかけ、そのうえで年金事務所のファイルの整理について、

「アイウエオ順ではなく『イロハ順』で行っており、通常の並び順でないため、担当者がすぐにファイルを取り出せず非効率ではないか」

と指摘。日本年金機構の198の年金事務所が現在も「イロハ」順でファイルを管理していると、疑問視した。

   「イロハ」順は、「ん」を除く47のひらがなの並べ方の一つで、その順番はそれぞれの文字を1度ずつ使った「イロハ歌」になっている。かつては広く公用文に使われ、知られていたが、現在は一般に「アイウエオ順」（五十音順）が使われている。「いろはにほへと...」までは言えても、そのあとが続かないという人のほうが多いのではないか。河野氏が指摘するように、名簿の管理には「アイウエオ」順が広く浸透しているし、使い慣れているだろう。

   そう考えると、年金事務所の「イロハ」順によるファイル管理は、「非効率」といえなくもない。河野氏のブログによると、「自民党行政改革推進本部では、なぜアイウエオ順に改められないのか、調査する予定です！」と記している。

「まさかの戦前式」「慣れればどうってことない」

   それでなくても、「年金」をめぐっては、第1次安倍内閣の2007年に「消えた年金」（年金記録）問題が発覚。社会保険庁（当時）のオンラインデータへの入力ミスなどによって年金記録が消えてしまったり、不備か見つかったり、年金受給者の重複があったりと、ずさんな管理が明らかになり、国民から批判を浴びた経緯がある。「正確な管理」が求められているのに、わざわざ「管理しにくい」方法で管理していたり、事務所によって管理方法が異なっていたりすることで、そういった問題が再び起こりかねないからだ。

   インターネットには、

「まさかの戦前式www」
「だから、重複のチェックもできないんか」
「非効率過ぎるだろ...。だいたいデータベースとの照合はどうしてるの？全部手作業でファイリングし直しかよ？ こんな職場、絶対働きたくない」
「いまの若い子は『イロハ』って習ってないんじゃないの？ ゆとりは雇えないなw」

といった年金事務所への批判の声は少なくない。

   しかし、なかには、

「イロハ順に慣れればどうってことないんじゃない？」
「なんかズレてんじゃない？ そもそも紙でやってる（管理している）ことが非効率なんじゃないの？」
「どっちだっていい。きちんと管理できていれば...」

などと、「イロハ順」に問題があるわけではないとの声も寄せられている。

「新人研修で慣れてもらう」

   日本年金機構によると、厚生年金の事業所は1942（昭和17）年から管理しており、基本的にはその管理方法を踏襲しているため、ファイル管理も「イロハ」順が多いという。新たに年金事務所を立ち上げたときやシステム変更時などに、事務所の意向を踏まえて「アイウエオ」順に変更してきた。こうした管理方法でも、これまでに「支障はありませんでした」という。

   「（河野議員の）ブログでの指摘にあるように、（イロハ順を使っている年金事務所では）新人研修時には慣れてもらうよう、配属してすぐに教えていきます。あくまで厚生年金の事業所の管理に使っているものなので、慣れてもらえれば問題ありません」と強調する。

   とはいえ、「統一できるのであれば、そうしたいと思っています」とも漏らす。「アイウエオ」順に一本化できない理由は、システム変更にかかる資金が捻出できないためだ。 日本年金機構と年金事務所の運営は、国民が納めている年金保険料が充てられている。そのため、「制度変更に伴うシステム更改を優先していますし、年金保険料を職員の事務効率化のために使っていいのか、という問題があります」と、苦しい台所事情を明かす。