＜ビジネス敬語12＞電話で訪問のアポ取りを指示されたら？
春になって新入社員が配属された職場もあるでしょう。本来は上司や先輩が手取り足取り仕事のやり方を教えたいところですが、なかなかその余裕がありません。新人の田中君は、自発的な力を試すためと称して、「今日は電話をかけて訪問のアポを取ってごらん」といきなり言われてしまいました。
基本は「お願いしたいことを明確に」
田中君が配属されたのは、オフィスのレンタル機器会社の営業部。新規顧客獲得のために、会社の代表番号に電話をかけるのですが、最初に出るのは設備担当以外の人。どのように話せば担当者に取り次いでもらいやすくなるでしょうか？
Ａ．はじめまして。わたくし、○○社の田中と申します。弊社ではオフィスのレンタル機器を取り扱っているのですが、どなたかご担当の方に取り次いでいただきたいのですが。
Ｂ．突然のお電話で失礼します。わたくし、オフィスのレンタル機器を取り扱っている○○社の田中と申します。大変恐縮ですが、ご担当の方をお願いできますか？
Ｃ．お世話になっております。わたくし、○○社の田中と申します。今回、オフィスのレンタル機器のご案内でお電話いたしました。ご担当者様はどちら様ですか？
いかがですか？ 答えはＢです。一面識もない相手に約束なしで電話をかけていることに対して、まずはお詫びの言葉を入れましょう。用件はハッキリと伝え、「ぜひお願いしたい」と前向きな姿勢で。語尾を濁したり、回りくどい言い方はＮＧです。
ポイント１：自己紹介は明確に
ビジネスの電話では、Ａのように「はじめまして」と切り出すのは一般的ではありません。Ｃの「お世話になっております」はあいさつの常套句ですが、初めての相手に電話する場合には避けましょう。いきなり電話をかけるわけですから、アポなし電話を詫びつつ、用件よりも先に明確な自己紹介をするのが相手への思いやりです。
ポイント２：正直な気持ちを効果的にアピール飛び込み営業は、担当者に取り次いでもらうことが第一歩。恐縮しつつもストレートに「ご担当の方をお願いできますか」と率直にお願いした方が、電話口の相手も何とかしてあげようかと思うのが人間の心理です。なお、Ｃの「ご担当者様はどちら様でしょうか」は過剰な敬語。「ご担当の方をお願いできますか」でよいでしょう。
間違いやすい「お伺いする」 実は過剰な謙譲語
次のような言い回しは、ありがちですが、ビジネスマナーとしてはNGです。
ＮＧ１：「こんにちは！ オフィスのレンタル機器でお困りのことはありませんか？」
社名や氏名を名乗らないまま、いきなりセールストークに入っては、不審に思われるばかり。せめて自己紹介はきちんとしてからにしましょう。
ＮＧ２：「もしもし、○○社の田中と申します。オフィスのレンタル機器の件でご案内したいことがございます。御社に訪問させていただけないでしょうか」「もしもし」は電話が通じていることを確認する言葉。ビジネス電話のあいさつでは使いません。また、いくら件数を増やしたいからといって、いきなり訪問を申し出ては相手は面食らいます。自社がどんな商品やサービスを提供できるのか、少し説明してから訪問の申し入れをすべきでしょう。
ＮＧ３：「もしよろしければ営業にお伺いさせていただきたいのですが」「お～する」と「伺う」は、ともに謙譲語です。したがって「お伺いする」は、正確には二重敬語となります。「よろしければ商品の説明に伺いたいのですが」の方がすっきりスマートに聞こえます。
ビジネスで使うあいさつに「お世話になります」「お世話になっております」という言葉があります。社会人になりたての人は、自分が直接仕事をしていない人に対して使うことに違和感があるかもしれません。その時点で取引がない会社に対して言う場合もあります。
しかし、会社は単独では存在していけません。顧客がいて仕入先や協力会社があって、長い目で見たさまざまな取引関係があって成り立つわけです。そう考えると、さまざまな形で接点を持つ人たちに「お世話になっております」という言葉が自然と使えるようになるでしょう。
西出博子
