＜できコツ19＞大事な書類はすぐ出せるようにしよう

   「デスクを見れば、仕事ができるかどうかが分かる」と言われます。大事な書類をすぐに出せるようにしておくことで、周囲の印象がアップします。世に出ている仕事効率術は、整理整頓から始まります。凡人でも、心がけ次第でできることなので、ぜひ習慣化してほしいと思います。

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案件ごとにファイルし、不要なものは「捨てる」

書類を保管するファイルＢＯＸ。案件が一区切りしたら、ファイルにとじてキャビネットに格納します。

   上司に「あの件、どうなった？」と言われて、すぐに必要書類を取り出すことができますか。ゴソゴソ探していると印象が悪いし、書類探しに毎日3分も掛けていれば、年間で少なく見積もっても600分、10時間以上を費やすことになってしまいます。

   私は入社当時、整理整頓が苦手で、必要な書類が見つからなくなることが多くありました。大事な書類を無くしてしまい、先輩に叱られたこともあります。いま思えば、これが「仕事が遅い理由」の一つだったのだと思います。その後、このままではいけないと思い、書類を案件ごとにファイルし、重要度で並べて保管するようにしています。

   任される仕事が増えると、扱う書類が増えてきます。書類を受け取ったら、すぐに整理しておけば問題はないのですが、仕事に集中しているとおろそかになることもあります。そういう人は、定期的に整理整頓の時間を設けるようにしてください。

   仕事がデキる人は、使用頻度の低い書類を思い切って捨てています。ただでさえ仕事が多いのに、すべて保管していたら膨大な量になってしまうからです。スキャナーでデータ化する方法もありますが、作業の時間が掛かるので原則「捨てる」方向で検討すべきです。

(続く)