<ビジネス敬語15>「あいにく」は相手の意を汲める便利な言葉

2010/6/ 8 16:00

   ビジネスでは、さまざまな要因で思い通りに進まないことがあります。自分にとって都合の悪いことは、誰もが進んで言いたくありません。しかし、ビジネス上の問題を隠していると、被害が拡大して取り返しがつかなくなることも。

>>上司も知らない「ビジネス敬語」の使い方・記事一覧

悪いニュースはあえて前に持ってくる

   都合の悪いことは、勇気をもって先に言ってしまうように心がけましょう。実際、上司へ悪いニュースを知らせるときには、あえて都合の悪いこと(問題)を先に説明し、その後で解決策を提案する方が、話の後味がよくなるものです。

   例えば、同じ状況を説明しても、よいことだけを先に言おうとすると、

上司「あの商品はもう完成したのか?」
部下「いえ、すでに予約は1000件を上回っているのですが」
上司「いいじゃないか。それで?」
部下「実は作業に時間がかかっていて、まだ完成していないのです」
上司「なに!?1000件も予約が入っているのに、まだ完成していないのか!」

と、悪い現状だけが印象に残り、その後のコミュニケーションもネガティブな方向に行ってしまいます。

   しかし、

「いえ、あいにく作業に時間がかかっていて、まだ完成していません。しかし、すでに予約は1000件を上回っていますので、○日に間に合わせるよう鋭意努力しているところです」

という言い方にすると、プラスの状態で締めくくることになり、

「そうか、あとは完成を待つだけだな。頑張ってくれよ」

と、コミュニケーションがポジティブな方向に進みます。最悪の事態をシミュレーションさせた後に解決策を示すと、相手はホッとするもの。「あとは何が足りないんだ。すぐに手配するぞ」と、支援を持ちかけてもらえるかもしれません。

(続く)

西出ひろ子(にしで・ひろこ)

マナーコミュニケーションコンサルタント。英国法人WitH Ltd.役員および同社日本支社代表。株式会社ウイズ代表取締役。国会議員秘書、英国留学などを経て、独自のマナースタイルを確立。09年12月よりauとSoftBankでケータイ公式サイト「携帯ビジネスマナー」を、10年2月よりNTTドコモでビジネスマナー連続ドラマ「アベクン」をスタート。『完全ビジネスマナー』(河出書房新社)など著書多数。
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