全社員の誕生日や趣味が分かる「社員図鑑」を作ろう！
個人情報保護法などの影響で、ここ数年で社員録の作成を取りやめた会社が少なからずあったという。もったいないことだと思う。社内のリソースを有効に活用し、ダイナミックなコミュニケーションを行うためには、社員一人ひとりの情報はもっと共有されていいはずだ。
「残念ながら既婚」「広く募集中」と書かれた社員図鑑もあった
そこで今回は、職場のコミュニケーションを活性化させるために「社員図鑑」を作成することをお勧めしたい。いわゆる「社員録」「社員名簿」の進化系だ。全社員の名前と所属から始まって、誕生日や趣味、血液型、果てはペットの名前まで、社員の顔写真とともに紹介されている冊子である。ＩＴを使ってネット上で閲覧できるようにしてもよい。実際、社員録をウェブで公開している会社もあった。
私の前職の会社には、「人間地図帳」というサブキャッチをつけた社員図鑑があった。手元にある1986年版には、内定者を含め4000人以上が掲載されている。16類型の性格診断の結果も載っており、だいたいどんなタイプの人かも分かるようになっている（ちなみに私は"余計な苦労を買って出る"ENFP型だ）。
また、この頃は社内の気になる人にアタックする目安として、なんと「残念ながら既婚」「売約済み」「ルンルン恋愛中」「失恋時代」「切ない片思い」「広く募集中」「ヒミツ」といった自己申告のマークもついていた。
この冊子は「どの部署にどんな人がいるのか把握する」「初めて会う人のプロフィールを事前に確認する」「顔と名前を一致させる」ことなどを可能にして、社員の関係性を密にすることを目的に作られていた。
こんなことをするのは家族経営の日本企業だけだろうと思ったら、そんなことはない。私が通った米国のビジネススクールにも、職員やアルムナイ（卒業生）を含む膨大な人的データベースがあって、ホームページから学籍番号などを入力してアクセスできる。世界中に散らばってしまったクラスメートの所在や近況を知りたいときなどに重宝する。
顔写真は「ペットの犬」や「子どもの頃」の写真でもよい
母校のデータベースの入力情報は、自己責任に任されている。メールアドレスや住所、電話番号、勤務先、写真など、ページのフォーマットはできているが、自分の判断で開示したいものだけを公開設定できるシステムになっている。
米国のビジネス系ソーシャル・ネットワーキング・サービス（SNS）にも、実名や顔写真とともに、勤務先や部署名、キャリアなどを共有し検索できるものがある。アメリカ人は他人の紹介がなくても、このようなデータベースを活用して目当ての担当者を探し当て、平気でアクセスしてくるのである。
このようなダイナミックなコミュニケーション効果を社内にもたらそうとするのが「社員図鑑」であり、用途に合った設計や運用が重要だ。個人情報保護を理由に二の足を踏む向きもあるかもしれないが、利用目的を明らかにして情報を収集するのだから、セキュリティをクリアすれば問題はない。
どうしても悪用などを回避したければ、顔写真の部分は自己申告とし、ペットや子どもの頃の写真にしてよいし、アバターにするなどのルールを設けてもよい。また、住所は個人情報保護法の対象となると思われるので、扱いは慎重にすべきだろう。
このあたりの話を米国の友人に話すと「日本人は履歴書には年齢や性別、顔写真まで要るのに、社員名簿に反対するなんて」と小バカにされる。私には、履歴書に顔写真を貼らず、学生図鑑に住所やメールアドレス、電話番号まで記載する米国の方がややこしい社会に見えるのだが。文化の違いだろう。
話を戻そう。一人ひとりの存在は、組織に埋もれがちだ。しかし組織を構成するのは、従業員一人ひとりである。このような意識を共有するためにも、セキュリティやプライバシーを確保しながら、個人を紹介する媒体は欲しいものだ。
大塚 寿
活用次第
自分好みの活性化策を参考にするのがいいかと
