ビジネス文書の掟(おきて)を知る

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   前回までのビジネス電子本『からだと心のヘルスマネジメント』(ジェイ・キャスト)に続き、『これで書ける!ビジネス文書』(同)を紹介する。初回はパート1「仕事を思い通りに実現するビジネス文書」の冒頭部分を取り上げる。

文書にするのが原則

(第1節)ビジネス文書とはどんなもの?
   ビジネス文書とは、ビジネスを円滑に進めるための、一定の書式を持った文面のこと。ビジネス文書を、使う場面で大別すると、社内で使う「社内(向け)文書」と、社外に出す「社外(向け)文書」になります。社外文書は、仕事で出す手紙、と考えればいいでしょう。


(第2節)ビジネス文書は「証拠」になる
   口で言ったことは、言い間違い、聞き間違い、あるいは言い忘れ、聞き忘れの危険性があります。文書にすれば、出し手は事前に何回でもチェックでき、コピーして保管もしておけます。受け手も保管して読み直せます。つまり、発言の「証拠」になります。ですから、仕事の場では、どんな約束も文書にするのが原則なのです。


(第3節)ビジネス文書は「正式な発言」
   文書の特徴は、もう一つあります。それは、その文書を出した部署や会社の「正式な発言」とみなされる、ということです。社外に出す文書なら、あなたの会社の正式な発言、と受け取られます。ですから、きちんとした文書・文章の作り方を学んでおかないと、あなたの部署や会社に損害を与えるかもしれないのです。


(第4節)どんな文書にも決まりがある
   たとえば伝票1枚にも、記入上の決まりがあります。これを「書式」といいます。「書式」 が決まっているおかげで、重要な事柄を書き忘れるなどという失敗を未然に防ぐことができます。文書それぞれの書式は、ビジネスの先輩たちが長年にわたって考え出し、作りあげた、文書のチェックポイントでもあるのです。


(第5節以下、パート1の続きは電子書籍で。次回はパート2)


<J-CAST BOOK電子ビジネス本『これで書ける!ビジネス文書』2013年Kindle版から>

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