この文面、相手に失礼? 働く人の7割がメールに不安あり

印刷

   日ごろのビジネスシーンで、いまやメールは電話や面会をしのぐコミュニケーションツールであることは疑う余地がないだろう。

   そうなると、ビジネスメールの読みやすさや、内容がきちんと相手に伝わっているか、が気になるところ。日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査 2017」(4月1日~30日に実施。有効回答数は2395人)によると、仕事でメールを使用している人の7割が「自分のメールが不安」だと感じているという。

  • ビジネスメールで「不快」35.6%にのぼる
    ビジネスメールで「不快」35.6%にのぼる

ビジネスメール研修、9割が受講していない

   ビジネスの進捗状況の報告から、取引先への連絡、お世話になった方への御礼など日々の仕事には欠かせない、ビジネスメール。ところが、労力を費やしているにもかかわらず、「うまく伝わっているだろうか」「相手に不快感を与えないだろうか」と、不安に思っている人も少なくないようだ。

   日本ビジネスメール協会の調査によると、仕事で主に使うコミュニケーション手段(複数回答可)としては、「メール」の利用が99.08%で最多。「電話」は90.1%、「会う」は74.07%で続いた。

   以下、もはや古典的といえそうな「ファックス」の26.6%。意外に少なかったのが「テレビ会議/電話会議/ウェブ会議」(20.54%)や「LINE」(19.42%)を使ったやり取りだった。

   では、どれぐらいのメールを1日に送受信しているかというと、「受信」は39.28通、「送信」は12.62通。メールを確認する回数は「1日に10回以上」が47.93%で最も多かった。

   また、役職が高くなるにつれて受信や送信のメールの数が増え、「残業が多いと感じることがある」人のほうが「感じない人」よりも1日の平均メール数が多いという。

   仕事のうえで、「返信が来ないと遅いと感じる」のは「1日(24時間)以内」が37.95%と最も多く、7割を超える人が「1日(24時間)以内」に返信が来ないと「遅い」と感じている。「2日(48時間)以内」だと92.11%にものぼった。

   その一方で、これほど頻繁にメールを使っているにもかかわらず、「ビジネスメールの社員研修を受けたことがある」と答えたのは10.31%。つまり、9割のビジネスパーソンはビジネスメール研修を受けていないのだ。

「書けない、語彙力ない、国語力ない」

   調査結果によると、ビジネスメール研修を受けている人が少ない結果、「添付ファイルのつけ忘れ」(43.82%)があったり、「誤字・脱字」(36.98%)があったりする。宛先(メールアドレス)の間違いも、28.74%あった。おそらく、多くの人が1度は経験している「あるある」なのだろう。

   そうしたこともあって、「受け取ったメールを不快」に感じた人は、35.59%にのぼった。

   ツイッターでも、

「俺はこんなに文書書くの下手だっただろうか、ビジネスメールは慣れなのか......」
「ビジネスメール嫌い。何が嫌いって要件以外になんか挨拶書かないといけない雰囲気なのが嫌い。書けない、語彙力ない、国語力ない」
「ところで、ビジネスメールで『?とゆう感じなのですが』という目も当てられないものが届いて頭を抱えているのですが」
「文章書くのに、半日かかったわ(泣)」
「メールの文面がすごい馴れ馴れしい取引先の人がいて、こっちが頑なに感情の無いビジネスメール返し続けてもまるで動じず文面が変わらない......」

などと、なかなか悩みは深い。

   また、

「涙の数だけ上達したかなビジネスメール」
「ビジネスメールは簡潔にと言われるけど、僕は立体的に書いたほうがいいと思う。相手に対して直感的にそして論理的に伝わるように、うまく言えないけど、まぁそんな感じ」

といった「上達のコツ」をつぶやいている人もいた。

   とにかく数をこなすしかないのかもしれない。(KM)

  • コメント・口コミ
  • Facebook
  • twitter
コメント・口コミを投稿する
コメント・口コミを入力
ハンドルネーム
コメント・口コミ
   

※誹謗中傷や差別的発言、不愉快にさせるようなコメント・口コミは掲載しない場合があります。
コメント・口コミの掲載基準については、コメント・口コミに関する諸注意をご一読ください。

注目情報PR
追悼

お知らせ

電子書籍 フジ三太郎とサトウサンペイ 好評発売中