2024年 3月 2日 (土)

仕事に追われてるなら...紙の「ToDoリスト」よりも、デジタルでタスク管理がよさそう

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   手帳やスマートフォン、「ToDoリスト」などを使い、タスクを管理しているつもりなのに、なぜかうまくいかない――。そんな人に勧めたいのが、本書「なぜか仕事が早く終わらない人のための 図解 超タスク管理術」(あさ出版)である。デジタルカレンダーやウェブサービスを組み合わせた、さまざまなノウハウを披露している。

「なぜか仕事が早く終わらない人のための 図解 超タスク管理術」(佐々木正悟著)

   著者の佐々木正悟さんは、ビジネス書作家・心理系ライター。著書に「スピードハックス」「チームハックス」「『すぐやめられる人』になる100の方法」などがある。

タスク管理の4つの誤解とは?

   タスク管理をしても上手くいかないという人には、以下の4つの誤解がある、と書き出している。

1 タスクを書き出せば上手くいく
2 タスク管理とはスケジューリングである
3 マルチタスクで乗り切れる
4 長期計画はゴールから逆算するべき

   この4つの誤解について、一つひとつ説明している。

   まず、脳は「連想」が得意なので、頭の中にある気になることを書き出しても、余計なタスクを書き出してしまう。そのため、いくら書き出しても、必要なタスクが出てくるとは限らないのだ。じっくりと腰をすえて、適切なタスクを書き出すことが大切だ。

   たとえば、開始時刻が決まっているミーティングなどの予定と、メールチェックなどの開始時刻が決まっていないタスクは、区別しなければならない。予定とタスクを区別するのは、タスク管理の基本だ。

   人間は一度に1つのことしか実行できない。マルチタスクをこなしているように見える人は、集中してシングルタスクを次々と進めているだけだという。

   また、タスク管理が効力を発揮するのは、1日から2日分のタスクをきちんとコントロールできる場合だ。長期計画を立てないと不安な人は、現状からゴールまでの見通しを描いた計画表を、ガントチャートや年間カレンダー、マインドマップなどを使い、作ることを勧めている。

まず「今日のリスト」をつくる

   では、どうやって仕事をこなしていくのがよいのか――。まずは、「今日のリスト」をつくることだ。管理する項目は、下記の通り。

・予定(カレンダーで管理)
・プロジェクト(カレンダーとToDoリスト管理)
・タスク(ToDoリストで管理)

   「今日のリスト」の作り方は簡単だ。ToDoリストから今日取り組むタスクをピックアップし、タスクの間にカレンダーに記録されている「今日の予定」を挟み込むだけだ。

   そうすれば、「する」か「しない」かで悩むことはなくなる。リストに書かれていることは、絶対に今日中にやらなければならないからだ。

   本書がユニークなのは「約束」という概念を使っていることだ。約束とは、タスク管理をするすべての総称で、予定やタスク、プロジェクト、急な依頼などが含まれる。

   言い換えれば、予定とは「開始日時が決まっている約束」であり、プロジェクトは「明後日以降に締め切りのあるタスク」で、急な依頼は「割り込みのタスク」を指す。

   そのうえで、「今」「ここ」には、ただ1つの約束を持ち込むだけにする、約束(他人との)をすべて書き出す。

   タスク管理する手順としては、こうだ。

1 予定とプロジェクトの締切はカレンダーで管理する
2 プロジェクトのタスクと他のすべてのタスクはToDoリストで管理する

   このようなタスク管理を続けていれば、仕事の状況を「見える化」できるという。実行したことを各タスクのチェックボックスにチェックを入れたり、二重線でタスクを消したりするのが一般的だが、混在すると見にくい。付箋や紙に書くのではなく、デジタルツールを使うことで、「見える化」がさらに徹底される。

「今日すべきではない約束を明日以降に回す」

   ここからは3大タスク管理術とされる、「ゲッティング・シングス・ダン(GTD)」、「タスクシュート」、「マニーニャの法則」ごとに、それぞれデジタルツールを使ったノウハウを紹介している。たとえば、GTDでは、タスク管理アプリの「ToDoist」を使ったToDoリストの使い方を解説している。

   管理術ごとに、会社員、教師、システムエンジニアの3人の実践例を取り上げているので、参考になるだろう。

   面白いと思ったのは、システムエンジニアの人は、すべきことが毎日あまりに多いので、「今日は何をすべきか」ではなく、「今日すべきではない約束を明日以降に回す」という「マニーニャの法則」を選択していたということだ。専用のツールはないが、アウトライナーやToDoistなどのツールを応用することができるという。

   デジタルツールの便利さを知り、手帳や紙、ポストイットでのToDoリストから切り替えよう、と評者も真剣に思った。スマホでも使える無料のアプリもあるので、検討することにした。

(渡辺淳悦)

「なぜか仕事が早く終わらない人のための 図解 超タスク管理術」
佐々木正悟著
あさ出版
1430円(税込)

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