2024年 5月 26日 (日)

【ビジネスマナーの悩み】仕事上のやり取りでSNSやチャット、スタンプ使用はどこまでアリなの?

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   ビジネスパーソンにとって30代、40代は、上司もいて、部下もいて、あるいは周囲の活躍も気になって...という悩み多き世代ではないでしょうか。

   当コラム「その仕事の悩み、こんなふうに考えてみよう。」では、キャリアや生活にまつわる悩みに、組織や人材開発、コーチングに詳しい「ひろ子ママ」が、アドバイスやエールをお送りしていきます。

◆きょうのお悩み

きょうはMさんが、こんな悩みを抱えていらっしゃいました。「社内や取引先とのビジネスにおける連絡手段として、チャットやSNSを使う機会が増えてきました。私が社会人になったころは電話やメールが主だったので、コミュニケーションの変化を感じています。スタンプ機能を使うこともありますが、どのようなタイミングで使ったらいいのか悩んでいます。SNSやチャットコミュニケーションって難しいですね」

基本的なSNS、チャットの使用におけるビジネスマナー

   やりとりに関する悩みは、上司、部下それぞれ、取引先も抱えていたりします。お互いがモヤモヤしたコミュニケーションにならないように、基本的なビジネスマナーを押さえておきましょう。

・敬語でやりとり

   上司や取引先とのやり取りは、基本は敬語でやり取りをしましょう。取引先の年上の担当者さんの場合、フラットな返信をしてくることもあります。

   ところが、同じようにフランクに返信してしまうと、実は「イラっ」とさせてしまうこともあります(コミュニケーションとはつくづく、難しいものですね)。

   一方で、取引先の担当者が同い年で「フランクな会話」を求められることもあるかもしれないので、相手の様子を見ながら対応してみましょう。

・既読スルーをしない

   メールであれば、相手がメールを見たかどうかが分からないので、返信が来なくても「気づかなかったかな」「忙しくて後回しにされているかな」と、もう少し返信を待ってみようといった気持ちになるかと思います。

   しかし、既読機能があるチャットやSNSでは「既読になったのになぜ返信がないんだ」と、相手を不安や不快な気持ちにさせてしまいやすいものです。そこで、既読スルーにならないように、すぐに返信するのがおすすめです。

   すぐに返信できない場合は「後ほど確認いたします」「これから会議なので本日中には回答します」など、一言先に返信しておきましょう。相手に安心感を与えることは大事です。

・常識ある時間帯に送りましょう

   SNSやチャットはスマホからでも簡単に送れてしまうので、自分の都合で送りやすいという特徴があります。なるべく常識のある時間帯に送りましょう。

   ただ早めに回答を求められているものや、夜でないと返信がない人もいるので、一概にどの時間がいいかは難しいですけどね。海外の人と一緒に仕事をしている人は、24時間が通常稼働ということもありますね。

   もちろん業界や職種によって好まれるコミュニケーションに差はあります。丁寧すぎることが正解とは限らないのですが、あまりにくだけ過ぎたり、フランクになり過ぎたりしないように気をつけましょう。

ひろ子ママ (こまま・ひろこ)
ひろ子ママ (こまま・ひろこ)
仮想スナック「ひろこ」を経営
古代マヤ暦シンクロ協会認定講師、ライター

不動産業界での営業、教育業界でのコーディネーターなどを経て、組織や人材開発に携わりながら、コーチングも行っている。鳥取県生まれ、大阪在住。多拠点生活に向けて活動中。
「キャリア50」https://career50.jp/?s=ひろ子ママ
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