＜ビジネス敬語６＞話し合いの要点をまとめるときは？

   会議の進行は、ビジネスパーソンの腕の見せ所。出席者の目の前で議題を手際よくさばき、円滑かつ有意義に会議を終わらせれば、好感度はアップします。議題と関係のない雑談をうまく収拾するのも、議長に必要な技術です。

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上役同士で「雑談」に花が咲いてしまった

   新たに始まるプロジェクトの顔合わせで、今後の流れや、すぐ取りかかるべき作業について、得意先を含めて打ち合わせをしています。しかし、実務にあまりタッチしない上役同士で話がすぐに雑談に転び、結論がまとまりません。プロジェクトリーダーの剛君は、そろそろ話をまとめたいのですが、どう切り出せばよいでしょうか？

Ａ．では･･･、そろそろよろしかったでしょうか？
Ｂ．失礼ですが、それではお話をまとめさせていただきます。
Ｃ．申し訳ございません。お話が弾んでいるようですが、ここで一度、本日の話をまとめてもよろしいでしょうか？

   分かりましたか？ 答えはＣです。上司に対しては、なかなか切り出しにくいものですが、立場を踏まえて堂々と発言することが大切です。最後に「よろしいでしょうか？」と伺いを立てれば、相手も目くじらを立てることもないでしょう。

   話を中断させることに対するお詫びを伝え、次にクッションとなる言葉を。どんなときにもマナーあるコミュニケーションを発信することにより、自分の意見や希望を相手に受け入れてもらいやすくなります。「お話中、申し訳ございません」という切り出し方でもよいでしょう。

   会議をまとめるためとはいえ、上司に対してＢのように「失礼ですが」と口を挟み、「まとめさせていただきます」と言い切ってしまうのは一方的な言い方であり、マナーのない人だと誤解されます。きっぱりした切り出しで注目させたあとは、「～でよろしいでしょうか？」と相手を立てるクッション語を用いれば、同意を得やすくなります。なお、Ａの「よろしかったでしょうか？」は典型的な若者語。年配者にはとくに聞き苦しい言葉なので、使わないように。

   なお、会議には「目的」が必要で、「役割」を持った人が出席すべきです。細かい作業レベルの議題に上役を同席させると、なかなか話がまとまらないものです。担当者の打ち合わせを別に設けた方がよいでしょう。

(続く)