<ビジネス敬語5>無理な納期を言い渡されたそうになったときは?

印刷

   不況の折、受注仕事の競争は激しくなっています。発注する側としては、価格が安いに越したことはありませんが、やはり重要なのは品質と納期。受注側がこれをきちんと守るためには、ときには相手の感情を害さないようにしながら、発注者と上手に交渉することが必要となります。

>>上司も知らない「ビジネス敬語」の使い方・記事一覧

問題を提示したあとに解決策を提案する

   得意先から、新規の商品開発の依頼が来ました。打ち合わせに出かけたA君は、先方の希望を聞きましたが、希望どおりのスペックのものを作ろうとすると、先方の指定した納期ではとても間に合いません。納期の交渉をしたいのですが、どう切り出せばよいでしょうか?

A.大変申し訳ございません。ご希望の品質のものを納品しようとすると、あと1週間ほど必要です。いかがいたしましょうか?
B.それはかなりタイトな納期ですね・・・。ちょっと厳しいのですが。
C.すみませんが、その納期で仕上げるのは無理です。もう少し納期を伸ばしていただけませんか?

   分かりましたか? 答えはAです。無理な要求を出されたからと言って、即座に断るのは相手の心証を悪くすることになります。できるだけ応えたいという姿勢を示すことが大切です。その上で「この条件なら可能です」という提案をしましょう。


ポイント1:「マイナスプラス法」の法則

   問題を提示したあとに、解決策を提案しましょう。交渉の際には、「納期に間に合わない」という都合の悪い《マイナス》情報の後に、「これだけの時間があれば納品できます」と解決策《プラス》を提示した上で、先方の判断を仰ぎます。マイナスのあとにプラスの情報を出すほうが、相手も納得してOKを出しやすくなるでしょう。

ポイント2:「ポジティブ変換法」の法則

   相手の要求に応える姿勢をアピールしましょう。納期が厳しくても品質を落とせないのは、得意先も重々承知のはず。Bのように単に「納期が厳しい」というよりも、「要求される品質を守るために時間が必要」であることをアピールしたほうが説得力があります。

ポイント3:「お詫び」の法則

   明らかに得意先が無理な要求をしているのだとしても、Cのように最初から「無理です」と否定してしまうのは好ましくありません。最初に謝ることで、要求どおりにできないことを心から申し訳ないと思っている気持ちを表します。このような場合は「大変」をつけてより丁寧に。

約束する納期は少し余裕を持って伝えるべし

   次のような言い回しは、ありがちですが、ビジネスマナーとしてはNGです。


NG1:「現在バタバタしておりまして、その納期では難しそうです」

   こちらの状況は、相手にとっては関係のないことですので、「バタバタして」では説得できません。「厳しそう」と言いっぱなしなのもNG。どうすれば納品できるのか、解決策を示しましょう。

NG2:「ちょっと取り込んでおりまして、できれば1週間延ばしていただきたいんですが、何とかなりませんか?」

   「取り込んでおりまして」もこちらの事情なので、アピールしても相手には関係ありません。また、得意先に一方的に「何とかなりませんか」と話しかけるのは、相手によるかもしれませんが、原則は失礼にあたる言い方でしょう。

NG3:「いやあ、勘弁してくださいよ。こちらもいっぱいいっぱいでして。せめて1週間延ばしてくれると助かるんですが」

   あまりにもフランクすぎます。得意先に使う敬語とはいえません。お互いに信頼関係が築かれたあとなら、あえてこのような話し方をすることがあるかもしれませんが。


   なお、相手の要望に応えたい気持ちが強いあまり、あわててギリギリの納期を示すことにはリスクがあります。先方にも計画があるのですから、約束した納期は必ず守らなければなりません。途中でエラーが起きることを想定し、必要とする時間は少し余裕を持たせて伝えたほうがよいでしょう。

西出博子

>>上司も知らない「ビジネス敬語」の使い方・記事一覧

西出ひろ子(にしで・ひろこ)
マナーコミュニケーションコンサルタント。英国法人WitH Ltd.役員および同社日本支社代表。株式会社ウイズ代表取締役。国会議員秘書、英国留学などを経て、独自のマナースタイルを確立。09年12月よりauとSoftBankでケータイ公式サイト「携帯ビジネスマナー」を、10年2月よりNTTドコモでビジネスマナー連続ドラマ「アベクン」をスタート。『完全ビジネスマナー』(河出書房新社)など著書多数。

SoftBankとauで「携帯ビジネスマナー」運営中
SoftBankとauで「携帯ビジネスマナー」運営中

完全ビジネスマナー[人財・売上・利益を生み出す魔法の作法]完全ビジネスマナー[人財・売上・利益を生み出す魔法の作法]

河出書房新社 2005-05-19
売り上げランキング : 18102
おすすめ平均

Amazonで詳しく見る
by G-Tools
  • コメント・口コミ
  • Facebook
  • twitter
コメント・口コミを投稿する
コメント・口コミを入力
ハンドルネーム
コメント・口コミ
   

※誹謗中傷や差別的発言、不愉快にさせるようなコメント・口コミは掲載しない場合があります。
コメント・口コミの掲載基準については、コメント・口コミに関する諸注意をご一読ください。

注目情報PR
追悼
シニアの健康ライフ
Slownetからのおすすめ記事(提携)

お知らせ

電子書籍 フジ三太郎とサトウサンペイ 好評発売中