＜ビジネス敬語６＞話し合いの要点をまとめるときは？
会議の進行は、ビジネスパーソンの腕の見せ所。出席者の目の前で議題を手際よくさばき、円滑かつ有意義に会議を終わらせれば、好感度はアップします。議題と関係のない雑談をうまく収拾するのも、議長に必要な技術です。
上役同士で「雑談」に花が咲いてしまった
新たに始まるプロジェクトの顔合わせで、今後の流れや、すぐ取りかかるべき作業について、得意先を含めて打ち合わせをしています。しかし、実務にあまりタッチしない上役同士で話がすぐに雑談に転び、結論がまとまりません。プロジェクトリーダーの剛君は、そろそろ話をまとめたいのですが、どう切り出せばよいでしょうか？
Ａ．では･･･、そろそろよろしかったでしょうか？
Ｂ．失礼ですが、それではお話をまとめさせていただきます。
Ｃ．申し訳ございません。お話が弾んでいるようですが、ここで一度、本日の話をまとめてもよろしいでしょうか？
分かりましたか？ 答えはＣです。上司に対しては、なかなか切り出しにくいものですが、立場を踏まえて堂々と発言することが大切です。最後に「よろしいでしょうか？」と伺いを立てれば、相手も目くじらを立てることもないでしょう。
ポイント１：「お詫び」の法則
話を中断させることに対するお詫びを伝え、次にクッションとなる言葉を。どんなときにもマナーあるコミュニケーションを発信することにより、自分の意見や希望を相手に受け入れてもらいやすくなります。「お話中、申し訳ございません」という切り出し方でもよいでしょう。
ポイント２：「クッション語」の法則会議をまとめるためとはいえ、上司に対してＢのように「失礼ですが」と口を挟み、「まとめさせていただきます」と言い切ってしまうのは一方的な言い方であり、マナーのない人だと誤解されます。きっぱりした切り出しで注目させたあとは、「～でよろしいでしょうか？」と相手を立てるクッション語を用いれば、同意を得やすくなります。なお、Ａの「よろしかったでしょうか？」は典型的な若者語。年配者にはとくに聞き苦しい言葉なので、使わないように。
なお、会議には「目的」が必要で、「役割」を持った人が出席すべきです。細かい作業レベルの議題に上役を同席させると、なかなか話がまとまらないものです。担当者の打ち合わせを別に設けた方がよいでしょう。
「クッション語」は好感度を左右する大事な言葉
次のような言い回しは、ありがちですが、ビジネスマナーとしてはNGです。
ＮＧ１：「え～っと、ちょっといいですか。要するに･･･」
学生や仲間内の打ち合わせなら問題ありませんが、会社の会議の場では、言うまでもなくNGです。「要するに」とまとめ始めるのも唐突で不快に思う人もいるので、言わないようにしましょう。
ＮＧ２：「もう時間がないので、そろそろ結論に入りたいのですが･･･」伺いを立てている感じは出ていますが、ストレート過ぎると相手に受け入れてもらえないものです。始めに「よろしいでしょうか？」「お話し中、申し訳ございませんが」というクッション語を用いて、相手に受け入れてもらえる体制を作りましょう。
ここで「クッション語」についてまとめます。ビジネスにおいては、相手に何かを依頼することが欠かせません。そんなときに、たとえ必要不可欠だったとしても、「あの商品を送ってください」「こっちに来てください」では、「なんだか高飛車だな」という印象を持たれてしまいます。
ここは手間をかけさせる、時間を拘束される相手の立場に立って、「お手数をおかけして恐縮ですが」「お忙しいところ申し訳ありませんが」と前置きしてから、本題に入るようにしましょう。これが「クッション語」で、この言葉の使い方が好感度を左右します。
また、「○○してください」という言い方は文法上は丁寧語です。しかし、マナー的には相手の都合を考えていない一方的な命令形。相手は「すぐにしなければならないのか」とプレッシャーに感じます。基本的に他人に命令されるのは苦痛なことです。「○○していただけますか？」とお願いした方が、相手は「今はできないけど、この日までならできるかな」と要望を受け入れやすくなります。
なお、これは自分がお金を払う立場になったとしても、変わらないことです。心がけておきましょう。
西出博子
