担当任せの「例外処理」の危険性 厳しいルールは自分の身を守る

   「これは特殊な取引だから」「以前からそうしているから」「ベテランに任せてあるから」――。そんな理由で、例外的な処理が横行している業務はないだろうか。

   不正が起きると「本来やるべきダブルチェックがおろそかになっていた」などと指摘されることが多いが、原則が守られていない業務は不正の温床になりやすい。皆さんの会社でも、そんな「危険地帯」が放置されているかもしれない。

きっかけは「上司の急な入院」だった

売上を増やそうと一人ではじめた新取引が、自らの首を絞めていった

   今月、水産物流の総合サービスを展開する上場企業が、水産食品加工卸の連結子会社Ｓ社の「不適切な会計処理」の調査結果を公表した。冷凍マグロ取引を担当していた社員Ａが、仕入や在庫、売上の記録をごまかしていたという。

   Ａが道を踏みはずすきっかけとなったのは、上司の急な入院だった。2005年から冷凍マグロ取引を担当していたＡは、2008年4月から営業課長Ｂの下で働くことになった。当時は、メーカーから仕入れたものをそのまま売り継ぐという単純な取引で、在庫もほとんど発生しなかった。

   しかし、2010年6月にＢが入院し、Ａが取引を一人で処理することに。「売り継ぎ」だけでは利益が上がらないと考えたＡは、冷凍マグロについての知識を生かして、原料（冷凍マグロ原体）を仕入れて独自に加工・販売する取引を始める。

   品質の見極めや冷解凍のタイミングが難しく、リスクは高かったが、市況にも恵まれて滑り出しは好調。Ａは各営業所の担当者から「冷凍マグロの専門家」として一目置かれるようになり、取引量もふくらんでいった。

   社内ルールでは、仕入・売上の帳簿処理や四半期ごとの在庫確認は営業事務部門が行うことになっていたが、取引内容が特殊かつ専門的であったため、すべてＡが一人で行っていた。こうして「専門能力のある人に複雑な取引を任せきりにする」という典型的な不正リスクが高まっていく。

   そんな中、2012年春からマグロの漁獲量が急減。良質な冷凍マグロを仕入れにくくなり、Ａは苦境に立たされることになる。ただでさえ朝から晩まで伝票処理や入出庫作業に追われるＡに、品質に関するクレームや返品対応の負担が加わった。取引記録は徐々にいい加減になり、ついにあるとき返品されたマグロを損失処理せずに、新たな仕入れとごまかしてしまった。