「会社のクレジットカードを私用で使うな」 当たり前でもルール化する意味

   仕事上の便宜を図るため、法人支払いのクレジットカードを役員や従業員に渡している会社もあるだろう。特にカード支払いが一般的な米国では、精算手続きの簡素化のために社員にカードを渡す会社が多いが、これが不正に使われることがある。

   数年前、米国の公認不正検査士協会（ACFE）のカンファレンスで、横領で服役したアメリカ人女性の講演を聴いた。彼女もクレジットカードを不正使用したひとりだが、元々真面目だった彼女が道を誤ったきっかけは、カード利用先での手続きミスだった。

「給料以上の仕事している。これくらいは」と正当化

「やってはいけないこと」の明文化によって安易な「正当化」を牽制できる

   彼女は大学で経営学を専攻し、人事コンサルティング会社に就職。こぢんまりとした家族的な雰囲気の職場で才能を発揮し、営業から経理事務までさまざまな仕事を任されるようになっていった。

   「周りから信頼され、一人で何でもできる」。不正リスクの警報が鳴り響く中、あるちょっとしたハプニングをきっかけに、彼女はダークサイドに足を踏み入れることになる。

   それは、彼女が仕事で利用していた旅行代理店のミスだった。家族旅行の手配をしてもらったときに、代理店がその代金を誤って彼女の会社のアメックスカードに請求してしまったのだ。

   給与支払いの事務も任されていた彼女は、「翌月の給料から差し引けばいい」と軽く考えた。しかし、翌月は出費がかさんだので「精算はもう１か月延ばそう」と安易に先送りしてしまった。

   そうこうしているうちに、社内の誰も気づいていないのをいいことに、彼女はこう考えるようになる。

「家族旅行中も、仕事のｅメールのやり取りをしたり留守電に答えたり、電話会議に参加したりしたわよね。だから仕事で出張したことにしていいんじゃないかしら」

   そして、家族旅行の費用を、人知れず会社の旅費勘定に紛れ込ませた。「会社にこれだけ貢献しているし、給料以上の仕事をしている。これくらいは…」。そう自分に言い聞かせたのかもしれない。

「文字にすること」でグレーゾーンを狭められる

   不正は麻薬のようなもの。一度味を占めると、もう1回、もう1回と正当化を重ねてしまう。彼女もこれをきっかけに会社のカードの私的利用を繰り返すようになり、請求書を偽造して自分の口座に振り込むなど、さらに悪質な不正にも手を染めるようになっていった。

   4年後に横領額が50万ドルに達したころ、彼女は自分の犯した罪の重みに耐えきれなくなり、自ら上司に不正を告白。正直に言えば許してもらえるかも、という淡い期待もむなしく、刑事、民事、離婚と3つの訴訟に直面することになった。

   ACFEが示す「ビジネス倫理行動規範」のひな型には、会社払いのクレジットカードの利用についてこんな記載がある。

「当社払いのクレジットカードは、従業員の業務遂行の便宜を図るために供与される。当社所定の手続により特に認められた場合以外は、個人的な出費に当社払いのクレジットカードを使用してはならない。個人的な出費に関する請求を受けた場合は、従業員は直ちに支払わなければならない」

   当たり前のことでも、きちんと文字にすることで、正当化の余地が生じやすいグレーゾーンを狭めることができる。そして社員研修で規範の趣旨を丁寧に解説し、監査にも反映させて「違反は必ず見つかる」「違反者には厳しく対処する」という強いメッセージを伝えるとよい。（甘粕潔）