「社内での存在感をあげる」日程調整のコツ
「次回のプロジェクトは何時行おうか？日程を調整しなくてはいけないね」
複数の関係者が関わる会議や飲み会で時間を調整するのは、仕切り担当者に苦労がつきもの。ただ、最近は伝助、調整さんなど手軽で簡単なツールが多数登場。そのツールのリンク先をメールに添付して
＜参加可能な日程に○×を入れてください＞
とコメントすれば関係者が入力してくれて終了...となる時代。大分、楽になりました。さらに、スケジュールを社内で共有できるグループウェアでつかっている会社も増えました。
スケジュール管理のツールは便利になったが...
スケジュール管理はパソコンで...
そこで
「開いている予定なら勝手にスケジュールは入れてもらって構わない」
とルール化してスケジュール管理の手間を省いている職場も増えています。振り返れば、当方がリクルート社に勤務していた10年前はスケジュールを紙で管理していました。そのため、当方のスケジュール表を誰かがもっていったまま紛失。バックアップなんて取っていませんから、以降の予定がわからなくなり大混乱...なんてお恥ずかしい経験をしたことがありました。いまであれば考えられない失態かもしれません。
ただ、日程調整がツールで容易くなっても「確認・同意」のプロセスには気配りが必要な場合の手間は変わりません。例えば、許可なく勝手にスケジュール表が空いているからと予定を入れた時に
「営業同行を依頼するなら、その背景や理由を相談して、承認されてから調整すること」
と指摘する気難しい上司・先輩はたくさんいます。スケジュールの空きがあるから予定を入れるではなく、予定を入れてもいいような内容なのか？判断をしたいのです。このような相手に対して伝助で調整するわけにはいきません。気配りある対応をする必要があります。
ただ、上司・先輩の指摘にも一理あります。お互いの時間をつかっておこなうべきことなのか？部下が自分で対処すべき内容ではないか？あくまで、報告・相談のうえで判断することも重要な部下育成の機会と言えます。例えば、参加を促された会議について
部下の視点）スケジュール開いているなら参加して欲しい
上司の視点）自分たちだけで運営して学べることがあるはず
と考えているお互いの認識にズレがあったりします。だから、報告・相談の上で判断をするべきなのです。では、どうしたらいいのでしょうか？
