「いい文書」のツボは、「リ」と「コ」だった!

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   前回のパート1「仕事を思い通りに実現するビジネス文書」に続き、ビジネス電子本『これで書ける!ビジネス文書』(ジェイ・キャスト)のパート2「好感度UPの文書をつくる」の冒頭部分を紹介する。

活字の明朝体をまねするのも一法

(第1節)「リ」と「コ」が特に大切
いい実用文とは、それを読んだ人が、あなたの思いどおりに動いてくれる文です。そのために特に大切なことは、(1)理解しやすいこと (「メリコ」のリ)、(2)好感が持てること(「メリコ」のコ)です。そういっても、すぐにはわかりにくいでしょう。では、悪い例で見てみましょう。


(第2節)読みにくい文字はいけない
文字が極端に下手だったり逆に達筆すぎたりして、よく読めない文章。字や複写(コピー) がかすれていたり、小さすぎたり、一部が欠けていたりして、読みにくい文章。鉛筆のシンが薄すぎたり、万年筆のインクがかすれていたりと、筆記具の選び方が悪くて、文字が不鮮明な文章。これらは実用文として失格です。


(第3節)手書きの文章はなくならない
ワープロやパソコンなどがどんなに発達しても、文章を手書きする機会はなくなりません。 職場や出先でメモを書いて相手に渡すなど、よくあることです。そんなときに、字が下手だったり、筆記具を持っていなかったりしたら、仕事がスムーズに進みませんね。読みやすい字の練習を。活字の明朝体をまねするのも一法です。


(第4節)専門用語を使ってはいけない
部外者である読み手に、あなたの職場内の専門用語を使ってはいけません。同様に、仲間うちで使っている言葉や符丁などを使わないように。うっかり使ってしまう場合と、カッコよく見せたくて使う場合とがあるようです。「ロジスティクス」などの カタカナ言葉や「販促」「公取委」などの略語が、特に要注意です。


(第5節以下、パート2の続きは電子書籍で。次回はパート3)


<J-CAST BOOK電子ビジネス本『これで書ける!ビジネス文書』2013年Kindle版から>

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