ビジネスは「スケルトン」で勝利する

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   前回のパート2「好感度UPの文書をつくる」に続き、ビジネス電子本『これで書ける!ビジネス文書』(ジェイ・キャスト)のパート3「人を動かす文章を書く」の冒頭部分を紹介する。

下書きの重要性

(第1節)情報や条件を個条書きにする

   仕入れた情報や条件は、頭の中に入れたままにしておかないで、紙に書き出してみましょう。最初は、思い付いた順に個条書きに。次に、その中で最も「知らせたい」順に番号を付けます。さらに、相手が最も「知りたい」と思える順に番号を付けます。情報の重要度の順番がわかってきますね。その順に文章にするといいでしょう。


(第2節)下書きする

   文章を作る作業で、やってはいけないことは、いきなり用紙に書く(清書する)ことです。必ず、別の紙に下書きしましょう。下書きするときは、わからない文字はカナで書いておきます。文章の流れを、とにかく紙にとどめることが先決ですから。最後まで書いたら、不明・疑問の個所を調べて書き込みます。


(第3節)長い文ならスケルトンを

   文章が長くなりそうなら、全体のあらましをスケルトン(骨格、輪郭)に。書きたい内容を いくつかのブロックに分けて、仮の名前を付けていくのです。いわば「目次」作りですね。そのうえで、それを見ながら1ブロックずつ文章を書き進めていきます。スケルトンがあれば、どのブロックから書いてもいいのです。


(第4節)知っている人を思い浮かべて書く

   たとえば、多くの取引先に催し物の案内状を書く、という場合。読み手は、あなたが見たこともない人々でしょう。そんなときは、あなたが知っている特定の人を思い浮かべて、その人に向かって書くことです。そして、書き終わったら、その人はこの文章で来てくれるだろうか、と自己チェックしてみましょう。


(第5節以下、パート3の続きは電子書籍で。次回はパート4)


<J-CAST BOOK電子ビジネス本『これで書ける!ビジネス文書』2013年Kindle版から>

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