2021年 6月 23日 (水)

営業トークは古い? テレワークで評価されるメールテクニックとは【尾藤克之のオススメ】

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   コロナ禍の影響を受けてテレワークが今や当たり前となりました。今まで以上にメールの回数が増え、イヤでも時間を割かなくてはなりません。

   しかし、対面して直接指示を出せないことから、「伸び悩む部下」「動かない部下」「組織になじまない部下」が増えてくることが予想されています。

「テレワークで人を動かすリーダーのメール術」(吉田幸弘著)秀和システム
  • メールの書き方で仕事が変わる?
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お手すきのときにと書いてはいけない

   私たちがよく使う「お手すきに」という表現があります。一見、相手に気をつかっているように見えますから相手の心証も悪くはありません。しかし、ビジネスシーンでは注意しなくてはいけないと、著者の吉田幸弘さんは言います。

「言葉どおり、『返信するのはいつでもいい』と思われる可能性があります。次のようにクッション言葉を使い、その後に期限を人れるといいでしょう。『(1)入力を手伝ってください』『(2)入力を手伝っていただいてもよろしいですか?』を比較した場合、どちらのほうが快く引き受けられるでしょうか。多くの方が(2)ではないかと思います。(1)は相手からの命令なので選択権がないのに対し、(2)は自分に選択権があります」
「人は、一方的に決めつけられ、自分に選択権がないことを嫌います。ですから、相手には疑問形にしてメールを送りましょう。『26日の12時までに返信いただいてもよろしいですか?』。このようにすればいいのです」

   ちょっとしたメールに気がついたら、かなりの時間を割いていたなんてことはありませんか。そうならないためにもムダなやり取りを控えなくてはいけません。

   吉田さんは、

「『お任せします』と言われた後のやり取りです。社内イベントの会場を決める際、上司に次のように聞かれたとしましょう。『そうだな。パーティールームで、そこそこ新しい見た目ならいいかな。場所は任せたよ』。このように聞かれたら、おうかがいしてはいけません。『任せる』と言われた後のやり取りは、できるだけ少なくするべきです」

   と言います。

「私自身、原稿の締め切りが近くなり、机にかじりついているときに『ご執筆の進捗状況を教えてください』などといったメールが来ると、負担に感じることがあります。いまのケースなら、『任せる』と言われたら、もう『こちらのお店で予約しました』という報告が無難でしょう」
尾藤 克之(びとう・かつゆき)
尾藤 克之(びとう・かつゆき)
コラムニスト、著述家、明治大学サービス創新研究所客員研究員
代議士秘書、大手コンサルティングファームで、経営・事業開発支援、組織人事問題に関する業務に従事。IT系上場企業などの役員を経て現職。現在は障害者支援団体のアスカ王国(橋本久美子会長/故・橋本龍太郎元首相夫人)を運営。NHK、民放各社のテレビ出演、協力、経済誌などの掲載多数。著書は多く、近著に「頭がいい人の読書術」(すばる舎)がある。
経営学修士、経済学修士。東京都出身。
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