2022年 8月 15日 (月)

「同じ課なのにメールで連絡」...これは失礼?普通? 女性の投稿に「効率の問題」「対話は必要」賛否激論 専門家の裁定は?(1)

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   「同じ課の同僚にメールで連絡し合うのは、そんなに失礼?」という女性の投稿が炎上している。

   女性はメールで連絡したほうが、効率的で間違いがないと信じてきたが、同僚の1人が「メールを送られると、自分たちはこの程度の関係なのかと、いい気持ちがしない」と言い出した。

   そこで課内では「メールではなく、顔を合わせたコミュニケーションを心がけ、メールを送った場合はひと声かける」というルールが決まった。

   女性は「バカバカしい!」と怒りを抑えきれない。この投稿に対し、「これだから日本はIT後進国と言われる」「いや、仲間同士の対話は大切」と、賛否大激論だ。専門家の裁定は?

  • メールを送信した後、ひと声かける?(写真はイメージ)
    メールを送信した後、ひと声かける?(写真はイメージ)
  • メールを送信した後、ひと声かける?(写真はイメージ)

「面と向かって話すことは、相手の『時間泥棒』」...

   話題になっているのは、女性向けサイト「発言小町」(2022年5月12日付)に載った「同じ課内でのメールのやりとり」というタイトルの投稿だ。

   「みなさんは仕事中に同じ課の人からメールで仕事の連絡があると嫌な気持ちになりますか?」という問いかけで始まり、この人は、同じ課内の人からメールでの連絡があっても、自分のタイミングでメールを読み、返事ができるから、「むしろ直接話しかけられるよりもありがたい」と思っていたと続く。

   また、メールのほうが書き終えた後に推敲するからから、顔を合わせたコミュニケーションよりも内容がまとまってわかりやすい。面と向かって話すことは相手にタイミングを聞く時間がムダ。相手の時間を強制的に奪う「時間泥棒」になると思い、非常に急ぐ用件でなければメールで送ることが多いという。

   自分自身も伝言を預かったら忘れていけないのですぐメールを送るし、もらったメールを落ち着いた時に読み返してきた。自分はそれが普通と思ってきたのだった。ところが――。

「同じ課にいるのにメールで送られるといい気持ちがしないと言う人がいました。曰く、自分たちはこの程度の関係性なのか...、話しかけたくないのかな?と思うそうです。この話を受けて、(1)課内ではメールではなく顔を合わせたコミュニケーションを心がけてください(2)メールを送ったなら送りましたよ、と声をかけてください、と決まりました」

   この職場の新ルールについて、投稿者は「個人的にはバカバカしいと感じたのですが...私が少数派なのでしょうか」と悩みを訴えるのだ。

「こういう議論が出る時点で、日本はIT後進国だと実感」

あなたの職場では「メールルール」はある?(写真はイメージ)
あなたの職場では「メールルール」はある?(写真はイメージ)

   この投稿には、「確かにバカバカしい」と、投稿者に全面的に賛成する人が多かった。

「伝言ゲーム、伝え忘れの防止等メールのほうが確証も残るので正確だと思います。自分のタイミングで確認できるし、私は課内でもメールで連絡を受けるほうがいいです。『メールを送ったなら送りましたよ、と声をかけてください』というルール。これってかなり厄介ですよね。(中略)声かけを忘れると、さもコッチが悪いような言い方で、『え?メール?気が付かなかったー』とか平気で言う人がいる。寂しいのか意地悪なのか微妙ですが、どっちにしても面倒」
「コミュニケーションの問題ではなく、効率の問題。(中略)業務上で『言った』『言わない』、『聞いた』『聞いていない』が一番無駄なやり取りだと思っています。会社からメールアドレスを与えられている以上、メール確認しないのは失格。どんなにメールが苦手でも、メールチェックは、一日1回は必要だと思います」「うちの会社も、社員間のメールで声かけなしの送りっぱなしの人は『態度が悪い』という雰囲気で見られます。ただ、こういうことを思う人はだいたい年配(50代以上)。こういう議論が上がる時点で、日本はIT後進国だな、と実感します」
「メールでもらえたほうがうれしいです。仕事のタスク管理もメールを整理しながらできますし、メモを取る手間も省けてありがとう!と思います。私はシフト制の仕事なので、毎日同じように全員が出勤していないこともあり、すれ違う間もメールで早めに共有できると助かる、という側面もあります」

「職場はオンラインショップではありません」?!

同じ課の隣同士でメールする?しない?(写真はイメージ)
同じ課の隣同士でメールする?しない?(写真はイメージ)

   しかし、この話題でひっかかる人が多かったのは、メールはオッケーだけれど、「声かけするべき」というルールのところだ。

「同じ部署にいて、極端にいえば隣にいる人にメールするっていうのもおかしいという感覚はわかります。シュールですよね。隣にいるのだから直接いえばいいじゃんと。それもごもっともだと思う。(中略)落としどころとしては、メールしてから『メールしましたよ』って伝えるのが一番いいのかなあと思います」
「声をかければいいだけ。(中略)夫とも仕事をしていますが、『今送ったから』『送ったから後で読んでね』『わからなかったら聞いて』等々。まぁぶっちゃけた話、すぐそこにいる人に仕事のメールを送って声をかけなかった時があったのですが、コミュニケーション不足でうまくいきませんでした。何でもいいから声は大事だと思いますよ」
「(投稿者は)送る側の都合を押し付けていると思います。メールって絶対安全に届くものではありませんので、伝言をメールで送るのはあくまでバックアップにするべきで、メールを見落としていたら私は伝言を送ったから後は受け取る側の責任でしょって言っているみたいです」

   なかには、職場はオンラインショップではない、とする人も。

「職場って、オンラインショップとかじゃないのですから、こちらの要望受けて処理してくれたらそれでいいってものじゃないでしょうよ。目の前にいる人に、ゲリラみたいに勝手な時に自分の都合でメール送りつけて、見ないのはそっちの勝手。送りましたとか馬鹿馬鹿しいって、なんて傲慢なの?と思われてしまいますよ。(中略)何事にも謙虚さ、感謝、調和が欠けているのかもしれませんよ。その職場が合わないなら、あなたの意見に近い職場に転職したら?」

   こう投稿者にアドバイスしていた。

部下の報告「良い話は2割増、悪い話は2割引」だから対話が大切

職場にはいろいろな年代、考え方の人がいる(写真はイメージ)
職場にはいろいろな年代、考え方の人がいる(写真はイメージ)

   一方で、「職場ではメールより対話でコミュニケーションをしたい」という人も少なくない。特に「上司」の立場からの意見が相次いだ。たとえば、こんな具合。

「上司は部下からの報告について『良い話は2割増し、悪い話は2割引になっている』と思って聞け、と昔言われました。仕事をしているのが感情を持つ人間である以上、うまくいっている業務や手柄は良く見せたいし、うまくいっていない業務は(中略)叱られたくない感情から問題点を小さく見せる傾向がある、ということです」「部下の表情や声色(声の張り)を確認したりしながら、『トラブルの種が隠れていないか』『他部署との軋轢が発生していないか』『他人の受け売りではなくちゃんと理解しているか』『根拠はしっかりしているか』などをさりげなくチェックします」

   こうして、できるだけ対話でコミュニケーションをとりつつ、メールの件については、

「単純な作業の依頼とその回答、あるいは多数への周知事項などであればメールで問題ないと私も思います。そこを無視して(メールの)限定的な評価をしても意味がないかと」

と結ぶのだった。

   また、「先輩」の立場からこんな意見も。

「メール送りっぱなしって、私たち世代(30代後半)からしたら失礼な印象です。私も働いていて若い子たちのコミュニケーションに驚いたことがあります。同じ課内に20代前半の同僚が2人いました。2人はデスクが向かい合わせ。仕事中まったく話しせず、ずっとメッセンジャーでやりとり(内容は仕事もあるけど雑談も)。そして、その中の1人は上司にまでメッセージで『確認お願いします』と送っただけ」「上司は確認して本人の席に向かい、直接返事をしていました。あとから上司がちょっと呆れていたことがありました」

   今回の「メール論争」、さまざまな意見が寄せられています――。<「同じ課なのにメールで連絡」...これは失礼?普通? 女性の投稿に「効率の問題」「対話は必要」賛否激論 専門家の裁定は?(2)>に続きます。

(福田和郎)

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