2024年 4月 14日 (日)

その会議、必要ですか? 「価値ある会議」に変える方法【尾藤克之のオススメ】

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   コロナ以降、リモートワークが浸透してきているものの、日本人は会議好きとして知られている。私が以前勤務していた会社では、1日の稼動のうち6~7割は会議によって占められていた。「組織変革」がウリの会社だったが、実態はかなり非効率だった。

   不思議なもので、無駄な会議であっても、会議を開催した事実が積み重なると、仕事をした気分になるものだ。非効率的を改善するための策はないものか。

期待以上に部下が育つ高速会議(沖本るり子著)かんき出版

会議の「目的」と「目標」の設定を

   あなたの会社の会議は、次のどちらに近いだろうか。当てはまるものチェックをしてもらいたい。

   Aのチェックが多いと答え方は、「価値のない(時間の無駄)会議」に参加している可能性が高い。Bのチェックが多いと答えた方は「価値のある会議」に参加できている可能性が高い。書籍内のケースを引用する。

<Aパターン>
・発言する人が決まっている,発言しない人がいる
・開始時間・終了時間がぐだぐだになっている
・進行係のスキルで左右される
・誰が言ったか(役職)で左右される
・賛成反対で議論される
・人と組織の成果も成長もない
<Bパターン>
・目的・目標が参加者全員で共有できている
・参加者全員が発言する
・時間表があり,原則時間厳守で進んでいる
・誰が進行係でも成果が出せる
・意見で議論される
・賛否で議論されない
・人と組織の成果と成長がある
「会議を開催しようと思ったら会議の目的と目標を設定します。目的は『何のための会議か?』。目標は『会議が終わったときどうなっていればいいのか?』。目的と目標の意味を取り違えている人が多いので要注意です。また、他の手段で達成できないかも検討します。メールでできないか、書類の回覧で済まないかなどです」(沖本さん)
「どんなに考えても『会議』を開催するしかないと思ったら、開催を決定します。ところが、多くの会社では『無意味な会議』が多すぎるのです。事前の協議事項やスケジュールが不明瞭、アジェンダやレジュメも無く、参加者もわからない。さらに、書記が不在でどんな協議がされたか残されていない。こんなケースが少なくありません」(同)
尾藤 克之(びとう・かつゆき)
尾藤 克之(びとう・かつゆき)
コラムニスト、著述家、明治大学客員研究員。
議員秘書、コンサル、IT系上場企業等の役員を経て、現在は障害者支援団体の「アスカ王国」を運営。複数のニュースサイトに投稿。著書は『最後まで読みたくなる最強の文章術』(ソシム)など19冊。アメーバブログ「コラム秘伝のタレ」も連載中。
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