リマインドは責任回避のため？ 会議の時間、無駄にせぬ行動を（高城幸司）

うまく伝わるよう言い方を工夫して

   もちろん、悪いのは忘れて会議に来なかった人ですし、言う方もそこまで責める気はなかったりもします。それでも、ここで「言いましたよね？」と主張することによって、誰も得をしませんし、「会議に来なかった」という結果も覆りません。であれば、「言いましたよね？」とわざわざ言うのは、やめた方が得策と言えます。

   「この人にはリマインドしておかないとまずいな」という人がいた場合には、事前に「次の会議は○日です」と、リマインドのメールを送れば済むことです。

   もしも「あの人はメールを送っても見てくれないだろうな」と思えば、返信が来るまでもう1回送ればいい。それでも返信がなければ、「会議も多くて紛らわしいと思いますので、できれば今、スケジュールに入れてもらえますか？　大丈夫ですか？」と直接確認をするのも手です。

   また、会議に遅刻しそうな人がいれば、「絶対に遅れず来てくださいね」と言えばOKです。

   それでも遅れそうな人には、「○○さん、絶対に遅れず来てくださいよ。前も、その前も、そのまた前も、遅れたんですからね」と言いたくなるかもしれません。すると、相手はムッとするでしょう。実際、「そこまで言わないと来てくれないでしょう」という意見も、ごもっともです。

   しかし、その場合は「次回は時間どおりにお願いしますね。僕らも待っていますから」「冒頭から重要な案件について話し合いますので、時間に遅れないようくれぐれもよろしくお願いします」など、言い方を工夫してみましょう。

   大事なのは、「この人には、どのようにしたらうまく伝わるだろう」と考えてから伝えることです。（高城幸司）