2020年 11月 30日 (月)

テレワークのExcelには要注意 使い慣れているはずなのにミス連発のなぜ?

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   多くのビジネスパーソンにとって「Excel(エクセル)」は、仕事で欠かせないアプリの一つだ。表計算ソフトとしてウィンドウズ版が登場したのは30年以上も前の1987年。これまでにバージョンアップが繰り返されて、使いやすさは格段に向上しているはずだが、ユーザーの中にはなお「ミスがなくならない」との嘆きが絶えない。

   重ねた改良で使いやすくなったExcelだが、「時短しながらミス撲滅 Excel 無敵のルール」によれば、その分、誰もが自己流で操作できるようになり、そのことがミスがなくならない大きな原因になっている。

   ミスをなくすために欠かせないことはルールを定めることだ。

「時短しながらミス撲滅 Excel 無敵のルール」(榊裕次郎著)インプレス
  • テレワークでのExcelファイルは注意が必要
    テレワークでのExcelファイルは注意が必要
  • テレワークでのExcelファイルは注意が必要

「味付けの統一」が必要

   著者の榊裕次郎さんは、職業訓練学校のMicrosoft Office(マイクロソフト・オフィス)講師としてExcel指導のキャリアをスタート。その後10年以上にわたり大学、企業や官公庁で指導・教育に従事。2012年から独立してフリーの立場で講師などを務める一方、国内最大級のスキルシェアサービス「ストアカ」でExcelの少人数講座を担当している。

   ストアカ(ストリートアカデミー社)では2019年を通して全講師の上位1%以内に入るレビュー平均4.67点(最高5点)の高評価を維持した。

   榊さんが担当するExcel指導の場には、業務も職種もさまざまな人たちがやってくるが、Excelをめぐってはミスがなくならないという悩みは共通しているという。

「Excelは汎用性も自由度も高いアプリケーションであるがゆえに、使うにあたって迷いが生じ、ミスが起こりやすいのです」

と、榊さんはいう。

   とくに近年はクラウド上でデータを共有し、複数人で同一のファイルを操作する機会が多くなっている。それに合わせて、Excel側でも汎用性を高めている。ますますファイルを扱う人たちが、それぞれ自分ができるやり方で操作ができるようになっており、ミスが起きる可能性は高まっているのだ。

   しかも、どこかの段階でミスがわかっても、それまでの過程がよくわからず、修正が簡単にはできなくなっていることも考えられる。

   榊さんは料理を例に引いて、こう説明する。

「レシピを見ずにおいしい料理を作れるのは、熟練のシェフだけ。何のルールもなく作られたワークシートは、作った本人には好みの味付けでも、ほかの誰かには苦手な味。その誰かがまた自分勝手に直そうとして、とんでもないシートができあがる」

   クラウド上でのデータ共有は「味付けが統一されていない環境」。その中で作業していては、扱いにくいシートがずっと残り続け、一つの作業や処理にとんでもない時間がかかってしまうことになる。ミスの撲滅を合わせて、合理化のためにもルールが必要なのだ。

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