仕事に追われてるなら...紙の「ToDoリスト」よりも、デジタルでタスク管理がよさそう

   手帳やスマートフォン、「ToDoリスト」などを使い、タスクを管理しているつもりなのに、なぜかうまくいかない――。そんな人に勧めたいのが、本書「なぜか仕事が早く終わらない人のための　図解　超タスク管理術」（あさ出版）である。デジタルカレンダーやウェブサービスを組み合わせた、さまざまなノウハウを披露している。

「なぜか仕事が早く終わらない人のための　図解　超タスク管理術」（佐々木正悟著）

   著者の佐々木正悟さんは、ビジネス書作家・心理系ライター。著書に「スピードハックス」「チームハックス」「『すぐやめられる人』になる100の方法」などがある。

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タスク管理の4つの誤解とは？

   タスク管理をしても上手くいかないという人には、以下の4つの誤解がある、と書き出している。

1　タスクを書き出せば上手くいく
2　タスク管理とはスケジューリングである
3　マルチタスクで乗り切れる
4　長期計画はゴールから逆算するべき

   この4つの誤解について、一つひとつ説明している。

   まず、脳は「連想」が得意なので、頭の中にある気になることを書き出しても、余計なタスクを書き出してしまう。そのため、いくら書き出しても、必要なタスクが出てくるとは限らないのだ。じっくりと腰をすえて、適切なタスクを書き出すことが大切だ。

   たとえば、開始時刻が決まっているミーティングなどの予定と、メールチェックなどの開始時刻が決まっていないタスクは、区別しなければならない。予定とタスクを区別するのは、タスク管理の基本だ。

   人間は一度に1つのことしか実行できない。マルチタスクをこなしているように見える人は、集中してシングルタスクを次々と進めているだけだという。

   また、タスク管理が効力を発揮するのは、1日から2日分のタスクをきちんとコントロールできる場合だ。長期計画を立てないと不安な人は、現状からゴールまでの見通しを描いた計画表を、ガントチャートや年間カレンダー、マインドマップなどを使い、作ることを勧めている。