2024年 3月 5日 (火)

仕事に追われてるなら...紙の「ToDoリスト」よりも、デジタルでタスク管理がよさそう

まず「今日のリスト」をつくる

   では、どうやって仕事をこなしていくのがよいのか――。まずは、「今日のリスト」をつくることだ。管理する項目は、下記の通り。

・予定(カレンダーで管理)
・プロジェクト(カレンダーとToDoリスト管理)
・タスク(ToDoリストで管理)

   「今日のリスト」の作り方は簡単だ。ToDoリストから今日取り組むタスクをピックアップし、タスクの間にカレンダーに記録されている「今日の予定」を挟み込むだけだ。

   そうすれば、「する」か「しない」かで悩むことはなくなる。リストに書かれていることは、絶対に今日中にやらなければならないからだ。

   本書がユニークなのは「約束」という概念を使っていることだ。約束とは、タスク管理をするすべての総称で、予定やタスク、プロジェクト、急な依頼などが含まれる。

   言い換えれば、予定とは「開始日時が決まっている約束」であり、プロジェクトは「明後日以降に締め切りのあるタスク」で、急な依頼は「割り込みのタスク」を指す。

   そのうえで、「今」「ここ」には、ただ1つの約束を持ち込むだけにする、約束(他人との)をすべて書き出す。

   タスク管理する手順としては、こうだ。

1 予定とプロジェクトの締切はカレンダーで管理する
2 プロジェクトのタスクと他のすべてのタスクはToDoリストで管理する

   このようなタスク管理を続けていれば、仕事の状況を「見える化」できるという。実行したことを各タスクのチェックボックスにチェックを入れたり、二重線でタスクを消したりするのが一般的だが、混在すると見にくい。付箋や紙に書くのではなく、デジタルツールを使うことで、「見える化」がさらに徹底される。

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