2021年 3月 9日 (火)

マナー講師に聞きました! メンションに「さん」要る?上司に絵文字リアクションってアリ?社内チャットのアレコレ

来店不要なのでコロナ禍でも安心!顧客満足度1位のサービスとは?

休日のメッセージは控えるべき?

   続いては、文章を送る際の疑問だ。

――チャットで長文は避けた方が良いでしょうか

加藤:ビジネスチャットはスピーディーさがメリットなので、できるだけ簡潔でわかりやすい文章がいいですよね。どうしても長くなる場合があると思いますが、その場合は最初に「長文にて失礼します」と一報してから送ります。

――長くなってしまった場合、気を付ける点は

加藤:一文がすごく長くなる場合は、区切って分割して送る。あとはポイントを箇条書きにして「伝えたいのはこういうことです」というのを、先に送ります。
また番号をつけて、「1、2は先にお願いします」と、優先順位をつけるのもいいのかと思います。

――見やすくするということですね

加藤:そうです。特にグループだと人によって意味の取違いが起きることもあります。文章は人によって書き方が違うので、そういう工夫をするといいと思います。
ビジネスマナー講師・加藤優子さん(日本接客リーダー育成協会提供)
ビジネスマナー講師・加藤優子さん(日本接客リーダー育成協会提供)

――メッセージを送る時間帯に制限はありますか。また相手が休日の場合、遠慮した方が良いのでしょうか

加藤:基本的には勤務時間内、お休みがわかっている場合は避けた方がいいと思います。どうしてもという時は、「お休みのところ失礼します」と一文添えるといいでしょう。

――退勤しているかどうか分からない場合は

加藤:その場合も、線引きとして何時までというのはないと思います。「遅い時間に申し訳ございません」というような一言入れといいのではないでしょうか。

――では、受け取る側としては、退勤後・休日はメッセージを無視しても良いということでしょうか

加藤:社内のグループで時間に関するルールを作っておくといいと思います。緊急時を除いてメッセージの送信は何時から何時まで、休みの日や時間外の返信はなくていい、という風に。
相手が休日とわかっていても「忘れないうちに言っておこう」というのはあると思います。そんな時のために、あらかじめルールを決めておくと、「とりあえず送るけど、その人は見ない」という風に気持ちよく使えると思います。
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