2020年 8月 8日 (土)

この文面、相手に失礼? 働く人の7割がメールに不安あり

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   日ごろのビジネスシーンで、いまやメールは電話や面会をしのぐコミュニケーションツールであることは疑う余地がないだろう。

   そうなると、ビジネスメールの読みやすさや、内容がきちんと相手に伝わっているか、が気になるところ。日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査 2017」(4月1日~30日に実施。有効回答数は2395人)によると、仕事でメールを使用している人の7割が「自分のメールが不安」だと感じているという。

  • ビジネスメールで「不快」35.6%にのぼる
    ビジネスメールで「不快」35.6%にのぼる
  • ビジネスメールで「不快」35.6%にのぼる

ビジネスメール研修、9割が受講していない

   ビジネスの進捗状況の報告から、取引先への連絡、お世話になった方への御礼など日々の仕事には欠かせない、ビジネスメール。ところが、労力を費やしているにもかかわらず、「うまく伝わっているだろうか」「相手に不快感を与えないだろうか」と、不安に思っている人も少なくないようだ。

   日本ビジネスメール協会の調査によると、仕事で主に使うコミュニケーション手段(複数回答可)としては、「メール」の利用が99.08%で最多。「電話」は90.1%、「会う」は74.07%で続いた。

   以下、もはや古典的といえそうな「ファックス」の26.6%。意外に少なかったのが「テレビ会議/電話会議/ウェブ会議」(20.54%)や「LINE」(19.42%)を使ったやり取りだった。

   では、どれぐらいのメールを1日に送受信しているかというと、「受信」は39.28通、「送信」は12.62通。メールを確認する回数は「1日に10回以上」が47.93%で最も多かった。

   また、役職が高くなるにつれて受信や送信のメールの数が増え、「残業が多いと感じることがある」人のほうが「感じない人」よりも1日の平均メール数が多いという。

   仕事のうえで、「返信が来ないと遅いと感じる」のは「1日(24時間)以内」が37.95%と最も多く、7割を超える人が「1日(24時間)以内」に返信が来ないと「遅い」と感じている。「2日(48時間)以内」だと92.11%にものぼった。

   その一方で、これほど頻繁にメールを使っているにもかかわらず、「ビジネスメールの社員研修を受けたことがある」と答えたのは10.31%。つまり、9割のビジネスパーソンはビジネスメール研修を受けていないのだ。

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